PAGE檔案未歸檔通報(bào)制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，提高檔案利用效率，特制定本檔案未歸檔通報(bào)制度（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的行為規(guī)范及監(jiān)督管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案形成部門及相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，并按時(shí)歸檔。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案未歸檔工作中的職責(zé)，對(duì)未履行職責(zé)的行為進(jìn)行通報(bào)和追究。二、檔案歸檔職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的完整性和可查性。3.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.組織開展檔案培訓(xùn)工作，提高員工檔案意識(shí)和檔案管理技能。5.對(duì)檔案未歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，及時(shí)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門應(yīng)指定專人作為檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案材料移交歸檔。3.各部門檔案管理員應(yīng)定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，確保檔案無(wú)遺漏、無(wú)損壞，并做好檔案的日常保管工作。4.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理，不得積壓、延誤歸檔。三、檔案歸檔范圍及要求（一）歸檔范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、人事檔案、培訓(xùn)記錄等。4.公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的文件材料，如技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、專利證書、軟件著作權(quán)登記證書等。5.公司對(duì)外宣傳、企業(yè)文化建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、文化活動(dòng)記錄等。6.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整：各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要文件。2.格式規(guī)范統(tǒng)一：歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如紙張規(guī)格、字體字號(hào)、排版格式等，確保文件的規(guī)范性和美觀性。3.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確：歸檔文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章齊全。4.分類清晰合理：按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。5.裝訂整齊牢固：對(duì)紙張較多的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保裝訂整齊、牢固，不易散落。四、檔案未歸檔的認(rèn)定及統(tǒng)計(jì)（一）認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)1.超過規(guī)定歸檔期限未將檔案移交檔案管理部門的，視為檔案未歸檔。2.檔案材料不齊全、不完整，或不符合歸檔要求，經(jīng)檔案管理部門指出后仍未及時(shí)補(bǔ)充、修正的，視為檔案未歸檔。3.未按照檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，或分類混亂，影響檔案查找和利用的，視為檔案未歸檔。（二）統(tǒng)計(jì)方式1.檔案管理部門每月定期對(duì)各部門檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，統(tǒng)計(jì)檔案未歸檔的部門、數(shù)量及原因。2.建立檔案未歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案未歸檔的部門、責(zé)任人、文件名稱、形成時(shí)間、未歸檔原因、應(yīng)歸檔時(shí)間、實(shí)際歸檔時(shí)間等信息。3.對(duì)于連續(xù)多個(gè)月檔案未歸檔情況較為嚴(yán)重的部門，進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析，找出問題根源，采取針對(duì)性措施加以解決。五、檔案未歸檔的通報(bào)程序（一）內(nèi)部通報(bào)1.檔案管理部門每月將檔案未歸檔情況進(jìn)行匯總，形成檔案未歸檔通報(bào)文件，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門將通報(bào)文件發(fā)送至各部門，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等顯著位置進(jìn)行公示，通報(bào)檔案未歸檔的部門、責(zé)任人、未歸檔文件清單及未歸檔原因等信息。3.對(duì)于檔案未歸檔情況較為嚴(yán)重的部門，檔案管理部門可組織專項(xiàng)會(huì)議，對(duì)該部門檔案管理工作進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，要求該部門負(fù)責(zé)人作出書面檢討，并提出整改措施和期限。（二）外部通報(bào)（如有必要）1.如因檔案未歸檔導(dǎo)致公司在對(duì)外業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目申報(bào)、資質(zhì)審核等方面受到影響，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，向相關(guān)外部單位或部門通報(bào)檔案未歸檔情況，說(shuō)明原因及對(duì)公司造成的不良影響。2.在對(duì)外通報(bào)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)公司商業(yè)秘密和聲譽(yù)，避免因通報(bào)不當(dāng)給公司帶來(lái)更大損失。六、檔案未歸檔的責(zé)任追究（一）對(duì)部門的責(zé)任追究1.對(duì)于檔案未歸檔情況較為嚴(yán)重的部門，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)該部門進(jìn)行績(jī)效考核扣分、扣減部門獎(jiǎng)金、限制部門評(píng)優(yōu)評(píng)先等處罰措施。2.連續(xù)多個(gè)月檔案未歸檔率超過一定比例的部門，公司將對(duì)該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行誡勉談話，責(zé)令其限期整改。如整改不力，公司將視情節(jié)輕重，給予該部門負(fù)責(zé)人警告、降職、撤職等處分。（二）對(duì)個(gè)人的責(zé)任追究1.對(duì)于檔案未歸檔的直接責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因檔案未歸檔給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的賠償責(zé)任。七、檔案未歸檔的整改措施及跟蹤（一）整改措施1.檔案未歸檔部門應(yīng)針對(duì)通報(bào)中指出的問題，認(rèn)真分析原因，制定切實(shí)可行的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。2.整改措施應(yīng)包括加強(qiáng)檔案管理意識(shí)培訓(xùn)、完善檔案管理制度和流程、明確檔案管理人員職責(zé)、建立檔案歸檔工作臺(tái)賬、定期檢查檔案歸檔情況等內(nèi)容。（二）跟蹤監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案未歸檔部門的整改情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，定期檢查整改措施的落實(shí)情況，確保整改工作按時(shí)完成。2.對(duì)于整改不力的部門，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出進(jìn)一步的處理建議，督促其加大