PAGE涉密檔案查詢管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案的管理，規(guī)范涉密檔案查詢行為，確保公司涉密信息的安全，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工在工作中涉及涉密檔案查詢的相關活動。（三）基本原則1.嚴格審批原則：所有涉密檔案查詢必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保查詢行為的必要性和合規(guī)性。2.安全保密原則：在查詢過程中，要采取有效措施確保涉密檔案的安全，防止信息泄露。3.責任追究原則：對違反本制度規(guī)定的查詢行為，將追究相關人員的責任。二、涉密檔案定義及范圍（一）定義涉密檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的，涉及國家秘密、商業(yè)秘密或公司敏感信息，一旦泄露可能對公司利益造成損害的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（二）范圍1.國家秘密類：涉及國家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項相關檔案。2.商業(yè)秘密類：包括公司的技術秘密、經(jīng)營策略、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等，具有商業(yè)價值且不為公眾所知悉的信息相關檔案。3.公司敏感信息類：如尚未公開的重大決策、內(nèi)部管理規(guī)定、人事任免等可能影響公司正常運營或形象的信息相關檔案。三、查詢審批流程（一）查詢申請1.員工因工作需要查詢涉密檔案，應填寫《涉密檔案查詢申請表》，詳細說明查詢目的、內(nèi)容及使用期限等信息。2.申請表需由申請人所在部門負責人簽字確認，證明查詢的必要性和真實性。（二）部門初審1.申請人所在部門收到申請表后，對查詢申請進行初審。重點審查查詢目的是否與工作相關、查詢內(nèi)容是否合理、使用期限是否必要等。2.初審通過后，部門負責人在申請表上簽署意見，并將申請表提交至公司保密管理部門。（三）保密管理部門審核1.公司保密管理部門收到申請表后，對申請進行全面審核。審核內(nèi)容包括查詢事項是否符合公司業(yè)務需求、是否可能導致涉密信息泄露風險等。2.根據(jù)審核結果，保密管理部門負責人簽署審核意見。對于符合要求的申請，批準查詢；對于不符合要求的申請，注明原因并退回申請表。（四）主管領導審批1.經(jīng)保密管理部門批準的查詢申請，需提交至公司主管領導進行最終審批。2.主管領導根據(jù)公司整體利益和保密要求，對查詢申請進行審批。審批通過后，在申請表上簽署批準意見，并確定查詢的具體權限和限制條件。（五）反饋與存檔1.審批結果以書面形式反饋給申請人所在部門。批準查詢的，告知申請人查詢的具體安排；未批準的，說明原因。2.申請表及相關審批文件由公司保密管理部門進行存檔，以備查閱和追溯。四、查詢權限與限制（一）查詢權限1.根據(jù)審批結果，申請人獲得相應的查詢權限。權限分為全部查詢、部分查詢等不同級別，具體由主管領導確定。2.獲得全部查詢權限的人員，可以查閱申請范圍內(nèi)的所有涉密檔案；獲得部分查詢權限的人員，只能查閱指定的部分檔案內(nèi)容。（二）查詢限制1.申請人必須嚴格按照審批確定的查詢內(nèi)容和范圍進行查詢，不得擅自擴大查詢范圍。2.查詢過程中，不得對涉密檔案進行復制、拍照、錄音、錄像等操作，除非經(jīng)過額外的審批程序。3.查詢期限屆滿后，申請人應及時歸還所查詢的涉密檔案，不得私自留存。五、查詢場所與設備管理（一）查詢場所1.公司設立專門的涉密檔案查詢室，用于集中查詢涉密檔案。查詢室應具備完善的安全保密設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。2.查詢室內(nèi)應保持整潔、安靜，不得存放與查詢無關的物品。（二）查詢設備1.提供給查詢?nèi)藛T使用的計算機等設備應與公司內(nèi)部網(wǎng)絡物理隔離，防止涉密信息通過網(wǎng)絡泄露。2.設備應安裝必要的安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新。3.查詢?nèi)藛T不得擅自將個人存儲設備帶入查詢室使用，如需使用外部存儲設備，必須經(jīng)過保密管理部門的檢查和批準。六、查詢?nèi)藛T行為規(guī)范（一）保密意識教育1.所有參與涉密檔案查詢的人員，在上崗前必須接受公司組織的保密意識教育和培訓，了解保密法律法規(guī)及公司保密制度規(guī)定。2.定期對查詢?nèi)藛T進行保密知識更新培訓，提高其保密意識和防范能力。（二）行為準則1.查詢?nèi)藛T在查詢過程中應保持專注，不得從事與查詢無關的活動。2.嚴格遵守查詢室的各項管理制度，愛護查詢室內(nèi)的設施設備。3.不得向無關人員透露涉密檔案的內(nèi)容和查詢情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反行為規(guī)范的查詢?nèi)藛T，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、調(diào)崗、辭退等處理。2.如因查詢?nèi)藛T違規(guī)行為導致涉密信息泄露，將依法追究其法律責任，并要求其承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。七、檔案保管與歸還（一）檔案保管1.在查詢過程中，涉密檔案應由公司檔案管理人員負責保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應定期對查詢室內(nèi)的涉密檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）歸還要求1.查詢期限屆滿后，查詢?nèi)藛T應及時將所查詢的涉密檔案歸還至檔案管理人員。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有缺失或損壞，應要求查詢?nèi)藛T說明原因并進行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司保密管理部門負責定期對涉密檔案查詢情況進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，包括查詢審批流程的執(zhí)行情況、查詢?nèi)藛T行為規(guī)范的遵守情況、檔案保管與歸還情況等。2.建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄檔案，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并跟蹤整改結果。（二）外部審計1.公司定期接受外部審計機構對涉密檔案查詢管理制度執(zhí)行情況的審計。2.根據(jù)審計意見，及時完善和改進相關制度規(guī)定，確保制度的有效執(zhí)行。九、附則（一）解釋權本制