PAGE物業(yè)工程類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)工程類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，為物業(yè)工程管理、決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物業(yè)項(xiàng)目工程類檔案的管理，包括但不限于工程建設(shè)前期文件、工程施工過程文件、工程竣工驗(yàn)收文件、工程設(shè)備資料、工程維修與改造文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)工程類檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)工程建設(shè)、維修、改造等實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集物業(yè)工程各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定，保證檔案的規(guī)范有序。5.保密性原則對涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)工程類檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各物業(yè)項(xiàng)目工程部門及相關(guān)人員做好檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管物業(yè)工程類檔案，建立檔案臺賬，進(jìn)行檔案的分類、編號、存儲等管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還登記等服務(wù)工作，確保檔案的安全和正常使用。5.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，對破損、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用水平。（二）工程部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)工程建設(shè)、維修、改造等過程中形成文件資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和移交。3.在工程建設(shè)、維修、改造等項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將項(xiàng)目全過程形成的完整檔案資料移交檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息支持。（三）其他部門職責(zé)1.涉及物業(yè)工程相關(guān)工作的部門，應(yīng)在工作過程中形成的文件資料及時(shí)移交工程部門或檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門和工程部門做好檔案管理工作，提供與物業(yè)工程相關(guān)的各類信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程建設(shè)前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程施工過程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程進(jìn)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、材料設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程簽證單等。4.工程竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。5.工程設(shè)備資料設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作手冊、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.工程維修與改造文件維修改造計(jì)劃、維修改造方案、維修改造記錄、維修改造驗(yàn)收報(bào)告等。7.其他與物業(yè)工程相關(guān)的文件資料，如工程照片、錄像、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，簽字蓋章齊全，字跡清晰，紙張質(zhì)量符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合文檔一體化管理要求。（四）整理方法1.分類按照物業(yè)工程的不同階段、不同類別進(jìn)行分類，如工程建設(shè)前期、工程施工、工程竣工驗(yàn)收、工程設(shè)備、工程維修改造等。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年份+項(xiàng)目編號+流水號的方式，如2023001001，表示2023年的第1個(gè)項(xiàng)目的第1份檔案。3.裝訂對紙張較小或較散的文件資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于翻閱和保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格的檔案封面和封底。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔要求1.工程部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求工程部門補(bǔ)充或更正。3.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照檔案分類目錄建立文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類存儲。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁煙火。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境的安全和穩(wěn)定。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.根據(jù)檔案的密級和重要程度，確定借閱期限，一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)另行填寫申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員代為復(fù)印或摘錄。4.借閱人員在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.外部單位因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱過程中，應(yīng)有專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司的檔案管理規(guī)定。六、檔案的保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、關(guān)鍵技術(shù)等具有長期保存價(jià)值的檔案，如公司成立以來的重要工程建設(shè)項(xiàng)目檔案中的核心文件、公司產(chǎn)權(quán)證書、重要設(shè)備的原始資料等。2.定期保管一般工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、工程維修與改造檔案等，保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（二）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（三）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止信息泄露。3.銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息，由檔案鑒定小組組長和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立物業(yè)工程類檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和透明度。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲