PAGE檔案出入庫須知制度上墻一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司檔案的出入庫管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護公司的正常運營秩序，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門以及與檔案借閱、使用相關(guān)的外部合作單位和個人。3.基本原則安全保密原則：檔案管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。規(guī)范操作原則：明確檔案出入庫的流程、標準和要求，嚴格按照規(guī)定程序進行操作，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。高效服務(wù)原則：在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案出入庫流程，提高服務(wù)效率，滿足公司各部門及相關(guān)人員對檔案的合理需求。二、檔案入庫管理1.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集整理工作，確保檔案材料的齊全、完整和準確。收集的檔案應(yīng)包括但不限于各類文件、合同、協(xié)議、報表、記錄、信函、證照等。檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標準對收集到的檔案進行初步分類，并及時移交至檔案管理部門。2.檔案整理檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)組織專業(yè)人員對檔案進行進一步整理。整理工作包括但不限于文件的分類、編號、編目、裝訂、裝盒等。檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。對于不符合整理要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，要求補充或更正。3.檔案編目檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案編目體系，對每一份檔案進行詳細編目。編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期（形成時間）、責任者、保管期限、密級等。檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。題名應(yīng)準確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案的形成時間，責任者應(yīng)明確檔案的形成部門或個人，保管期限和密級應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行確定。4.檔案上架經(jīng)過整理和編目的檔案應(yīng)及時上架存放。檔案上架應(yīng)按照檔案分類體系進行排列，確保檔案存放的有序性和合理性。檔案管理部門應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明每一類檔案的存放架位、層號等信息，便于快速查找檔案。同時，應(yīng)定期對檔案上架情況進行檢查，確保檔案存放的準確性和安全性。三、檔案出庫管理1.借閱申請公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。外部合作單位或個人因業(yè)務(wù)往來需要借閱公司檔案時，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交書面申請，說明借閱檔案的用途、范圍、期限等，并提供相關(guān)證明材料。申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批檔案管理部門收到借閱申請后，應(yīng)按照規(guī)定進行審批。審批人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要性以及借閱目的等因素，綜合判斷是否批準借閱申請。對于涉及公司核心機密或重要商業(yè)信息的檔案，借閱申請應(yīng)嚴格控制，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。3.借閱登記經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行詳細登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期等。借閱登記應(yīng)建立專門的臺賬，記錄每一次借閱情況，便于跟蹤和管理。同時，應(yīng)要求借閱人在借閱登記表上簽字確認，明確借閱責任。4.檔案交付檔案管理部門根據(jù)借閱登記情況，將借閱的檔案交付給借閱人。交付時，應(yīng)與借閱人共同核對檔案的數(shù)量、完整性等信息，并要求借閱人在檔案交接清單上簽字確認。對于重要或珍貴的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取必要的保護措施，如提供專門的存放設(shè)備、限制借閱場所等，確保檔案在借閱過程中的安全。5.借閱期限檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途和實際需求合理確定。一般情況下，普通檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。未經(jīng)批準逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定進行相應(yīng)處理。四、檔案歸還管理1.歸還提醒在檔案借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案管理部門應(yīng)通過電話、郵件或短信等方式向借閱人發(fā)出歸還提醒，告知其檔案即將到期，需按時歸還。對于重要檔案或借閱期限較長的檔案，檔案管理部門應(yīng)在臨近到期時進行多次提醒，確保借閱人按時歸還檔案。2.檔案歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和準確性，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等信息，與借閱登記記錄進行比對。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或其他問題，應(yīng)及時向借閱人查明原因，并要求其進行補充或賠償。3.歸還登記檔案管理部門對歸還的檔案進行詳細登記。登記內(nèi)容包括歸還日期、檔案名稱、編號、歸還人姓名、部門等信息。歸還登記應(yīng)及時更新借閱臺賬，確保檔案狀態(tài)的準確性。同時，應(yīng)將歸還的檔案按照原存放位置上架存放，恢復檔案的正常保管秩序。五、檔案查閱管理1.查閱申請公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。外部合作單位或個人因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司檔案時，應(yīng)按照檔案出庫管理的要求，提前提交書面申請并經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。2.查閱審批檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)進行嚴格審批。審批人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要性以及查閱目的等因素，判斷是否批準查閱申請。對于涉及公司核心機密或重要商業(yè)信息的檔案，查閱申請應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可查閱。3.查閱登記經(jīng)審批同意查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、查閱檔案名稱、編號、查閱日期等。查閱登記應(yīng)建立專門的記錄，詳細記錄每一次查閱情況。查閱人應(yīng)在查閱登記表上簽字確認，明確查閱責任。4.查閱方式檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。檔案管理部門應(yīng)安排專人負責查閱服務(wù)，確保查閱過程的安全和有序。查閱人應(yīng)遵守查閱場所的規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記或損壞檔案。5.查閱期限檔案查閱期限應(yīng)根據(jù)查閱目的和實際需求合理確定。一般情況下，普通檔案的查閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案的查閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長查閱期限，查閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。六、檔案保管與保護1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境符合國家有關(guān)標準和要求。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。同時，應(yīng)配備必要的通風設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備和消防設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。2.檔案整理與維護檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行整理和維護，檢查檔案的完整性、準確性和存放狀態(tài)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行處理，如修復損壞的檔案、補充缺失的文件等。檔案整理和維護工作應(yīng)遵循檔案管理的基本原則和方法，確保檔案的質(zhì)量和價值。同時，應(yīng)建立檔案維護記錄，詳細記錄檔案整理、修復、補充等工作的情況。3.檔案安全檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存放情況、保管環(huán)境、安全設(shè)施等。安全檢查應(yīng)制定詳細的檢查計劃，明確檢查周期、檢查人員和檢查內(nèi)容。安全檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行整改。對于重大安全隱患，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導，并及時組織相關(guān)人員進行處理，確保檔案的安全。4.檔案數(shù)字化管理為提高檔案管理效率和利用價值，公司應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化管理工作。檔案數(shù)字化管理應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類、存儲、檢索和利用。同時，應(yīng)加強對數(shù)字化檔案的備份和管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司應(yīng)建立健全檔案出入庫管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案出入庫情況進行自查，確保檔案管理工作符合制度要求。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案出入庫管理制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保管情況以及檔案利用的效益情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核制度公司應(yīng)將檔案出入庫管理工作納入績效考核體系，對檔案管理部門及相關(guān)人員的工作進行考核評價?？己藘?nèi)容應(yīng)包括檔案收集的及時性和完整性、檔案整理的質(zhì)量和效率、檔案出入庫手續(xù)的規(guī)范性、檔案保管的安全性等方面。對于在檔案出入庫管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵；對于違反檔案出入庫管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相