PAGE檔案室管理制度排序上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：在確保安全和保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。6.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室歸檔。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、編目、統(tǒng)計(jì)等具體工作，保證檔案管理工作的質(zhì)量。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照及相關(guān)資料。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、信函等文件材料。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司重要活動(dòng)、項(xiàng)目的策劃、實(shí)施、總結(jié)等相關(guān)材料。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的技術(shù)資料、產(chǎn)品檔案等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交檔案室歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交清單及檔案一并送交檔案室，檔案室管理人員進(jìn)行核對(duì)、接收。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案室管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，不得泄露公司機(jī)密。2.檔案利用過程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行更改、標(biāo)注等操作，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并在檔案上注明操作情況及原因。3.利用檔案形成的資料、成果等，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸公司所有。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室管理人員、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)雖未超過保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組研究決定后，可提前銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案室管理人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)使用與管理1.公司員工可通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱授權(quán)范圍