PAGE培訓(xùn)辦檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)辦檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本培訓(xùn)辦實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)辦所有檔案資料的管理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、學(xué)員檔案、教學(xué)資料、考核成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)等各類與培訓(xùn)工作相關(guān)的文件、資料和記錄。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓(xùn)辦檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：確保檔案資料的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映培訓(xùn)工作的全過(guò)程。3.分類科學(xué)原則：按照檔案資料的類別、性質(zhì)和時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)辦檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)培訓(xùn)辦各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的查詢和利用效率。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的安全保管情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案資料的安全。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案資料查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的鑒定、銷毀工作進(jìn)行審核和監(jiān)督，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)相關(guān)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案資料符合歸檔要求。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的查閱、借閱等利用工作，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案資料的安全保管情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本培訓(xùn)辦檔案資料管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案資料的信息化管理工作，及時(shí)將檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，更新檔案資料信息，提高檔案資料的查詢和利用效率。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的安全保管情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案資料查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。對(duì)查閱、借閱的檔案資料進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案資料按時(shí)歸還。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的鑒定、銷毀工作進(jìn)行審核和監(jiān)督，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)銷毀的檔案資料進(jìn)行登記和備案，確保檔案資料銷毀工作的規(guī)范、安全。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.學(xué)員檔案：包括學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員基本信息表、學(xué)員培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績(jī)等。3.教學(xué)資料：包括教學(xué)大綱、教案、課件、教材、參考資料等。4.考核資料：包括考核試卷、考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核成績(jī)匯總表等。5.培訓(xùn)總結(jié)：包括培訓(xùn)工作總結(jié)、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。6.其他與培訓(xùn)工作相關(guān)的文件、資料和記錄，如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)相關(guān)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫和整理，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。4.檔案資料應(yīng)及時(shí)收集，不得拖延或積壓。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)在形成后及時(shí)移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的類別、性質(zhì)和時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如培訓(xùn)計(jì)劃類、學(xué)員檔案類、教學(xué)資料類、考核資料類、培訓(xùn)總結(jié)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案資料的類別、年份、順序等信息。3.編目：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編目，包括檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用統(tǒng)一的裝訂方式，如左側(cè)裝訂、騎馬訂等，不得使用金屬釘或膠水等易損壞檔案資料的裝訂方式。5.上架：將整理好的檔案資料上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。上架應(yīng)使用專門的檔案柜或檔案架，確保檔案資料的安全存放。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放培訓(xùn)辦的各類檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫(kù)房的正常使用。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行裝訂、上架存放；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，以防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。（三）保管期限1.培訓(xùn)辦檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，結(jié)合培訓(xùn)辦的實(shí)際情況進(jìn)行確定。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料包括培訓(xùn)辦的重要文件、法規(guī)性文件、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案資料包括培訓(xùn)計(jì)劃、學(xué)員檔案、教學(xué)資料、考核資料等，保管期限一般為10年至30年；短期保管的檔案資料包括培訓(xùn)通知、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)證書等，保管期限一般為1年至5年。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料的保管期限進(jìn)行檢查和鑒定，對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。五、檔案資料的利用（一）查閱1.因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案資料查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記和記錄工作。3.查閱檔案資料時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、損壞或抽取、撤換檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記和記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案資料借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《檔案資料借閱證》，并將檔案資料交借閱人員帶走。3.借閱人員應(yīng)按照《檔案資料借閱申請(qǐng)表》中注明的期限及時(shí)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容等信息，確認(rèn)無(wú)誤后，收回《檔案資料借閱證》，并在借閱登記和記錄上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)印1.因工作需要復(fù)印檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案資料復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案資料復(fù)印申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，符合復(fù)印條件的，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印，并做好復(fù)印登記和記錄工作。3.復(fù)印檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，不得擅自多印或少印。復(fù)印完畢后，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)印的檔案資料交申請(qǐng)人員，并在復(fù)印登記和記錄上簽字確認(rèn)。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，結(jié)合培訓(xùn)辦的實(shí)際情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面、細(xì)致的審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《檔案資料鑒定表》，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀的檔案資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)培訓(xùn)辦領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)培訓(xùn)辦領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀人員應(yīng)將檔案資料進(jìn)行粉碎或焚燒等處理，確保檔案資料無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)填寫《檔案資料銷毀登記表》，注明銷毀的檔案資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立培訓(xùn)辦檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的查詢和利用效率。2.實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線查閱、借閱、復(fù)印等功能，方便相關(guān)人員隨時(shí)隨地獲取所需的檔案資料。3.加強(qiáng)檔案資料的安全保密管理，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)和傳輸。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，按照規(guī)定的格式和要求將檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案資料信息的準(zhǔn)確、完