PAGE辦公室后勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室后勤檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室后勤工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、記錄、報表、合同、協(xié)議等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負責(zé)統(tǒng)一管理后勤檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司辦公室后勤工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋后勤工作的各個方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善辦公室后勤檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.負責(zé)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。3.負責(zé)建立檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)對檔案的借閱、歸還進行登記和管理，嚴格控制檔案的流向。5.負責(zé)對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門后勤檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實性和完整性。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交辦公室歸檔。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與公司辦公室后勤工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.公司制定的關(guān)于辦公室后勤工作的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.辦公室在后勤管理工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表等。4.與公司辦公室后勤工作相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標文件等。5.其他與辦公室后勤工作有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集到。收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。3.收集的檔案應(yīng)按照類別進行初步分類，便于后續(xù)整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進行分類，可分為行政管理類、物資采購類、設(shè)備管理類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全保衛(wèi)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于快速查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的檔案移交辦公室歸檔。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.辦公室檔案管理人員應(yīng)認真核對移交的檔案，確保檔案的完整性和準確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門補充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、利用頻率等因素進行確定。確定后的保管期限應(yīng)嚴格執(zhí)行，不得隨意變更。（三）保管條件1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到辦公室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱時，辦公室應(yīng)安排專人陪同，嚴格控制查閱范圍和時間。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員到辦公室檔案管理人員處辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用檔案時，應(yīng)注意保護檔案的安全和完整，不得隨意涂改、損毀、丟失檔案。3.如需對檔案進行加工、整理、編輯等處理，應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。處理后的檔案應(yīng)保持原始檔案的真實性和完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：辦公室應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管期限合理、準確。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由辦公室負責(zé)人組織，檔案管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等參加，共同對檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史價值、利用頻率等因素，對檔案進行全面分析，確定檔案的保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，辦公室應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)辦公室負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后的檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由辦公室留存，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。4.檔案銷毀執(zhí)行部門應(yīng)按照檔案銷毀清單的要求，對檔案進行銷毀。銷毀時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認。銷毀完畢后，檔案銷毀清單應(yīng)歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司辦公室后勤檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的快速檢索、查閱、利用和共享，為公司決策提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，方便查詢和利用。3.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的各項功能，如檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等，實現(xiàn)檔案管理的自動化和信息化。（三）信息化安全管理1.建