PAGE工信局檔案集中管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工信局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工信工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工信局機(jī)關(guān)各科室、所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的集中管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案材料的齊全完整，如實反映工信工作的全過程和各項活動。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為工信工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)工信局檔案的集中管理工作。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本局機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與工信工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類政策文件、規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)等。3.本局召開的重要會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.本局在履行職責(zé)過程中形成的各類業(yè)務(wù)文件，如項目審批文件、產(chǎn)業(yè)發(fā)展文件、企業(yè)管理文件等。5.本局與其他部門、單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。6.本局干部職工的人事檔案材料，包括任免文件、考核材料、工資檔案等。7.本局組織開展的各類活動的文件材料，如調(diào)研活動、培訓(xùn)活動、宣傳活動等。8.本局固定資產(chǎn)管理、財務(wù)管理等方面形成的文件材料。9.本局下屬事業(yè)單位上報的各類文件材料及形成的檔案。（二）歸檔要求1.各科室、所屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集和整理工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確地移交檔案管理部門。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.歸檔的文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件的標(biāo)題、文號、日期、責(zé)任者等信息。（三）移交程序1.各科室、所屬事業(yè)單位在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料整理好，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知移交部門補(bǔ)充或更正。3.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交工作。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。即先按年度分開，再按保管期限（永久、長期、短期）劃分，最后按機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列。2.科技檔案：按照項目類別階段文件類型分類。如工業(yè)項目檔案可分為項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等階段，每個階段再按文件類型（如文件、圖紙、圖表等）進(jìn)行分類。3.人事檔案：按照干部職工個人進(jìn)行分類，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等十大類。4.會計檔案：按照會計年度保管期限檔案類別分類。保管期限分為永久、定期（10年、30年），檔案類別包括會計憑證、會計賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）、財務(wù)報告、其他會計資料等。（三）編號與編目1.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。文書檔案可采用年度保管期限流水號的方式編號；科技檔案可采用項目編號階段編號文件順序號的方式編號；人事檔案可采用個人檔案編號的方式；會計檔案可采用會計年度檔案類別流水號的方式編號。2.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)注明順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行妥善裝訂、編頁，防止檔案散失。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案保管環(huán)境適宜。（三）檔案的安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。4.對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失、泄密等情況發(fā)生。六、檔案的利用（一）利用范圍本局機(jī)關(guān)各科室、所屬事業(yè)單位因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用人員、利用檔案名稱、數(shù)量、利用目的、歸還時間等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其保存價值，確定保管期限。2.綜合分析：結(jié)合本局工作職能、業(yè)務(wù)活動、文件形成規(guī)律等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名來源、時間、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、文號、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與錄入的數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行掛接存儲，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按題名、文號、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找檔案。3.借閱管理功能：對檔案的借閱申請、審批、登記、歸還等流程進(jìn)行管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)