PAGE衛(wèi)生cdc檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本衛(wèi)生CDC（疾病預(yù)防控制中心）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在疾病預(yù)防控制工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生CDC各科室在工作中形成的各類檔案，包括但不限于疾病監(jiān)測(cè)、疫情防控、衛(wèi)生檢驗(yàn)、健康教育、科研項(xiàng)目等方面的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映疾病預(yù)防控制工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集和保存與疾病預(yù)防控制工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本衛(wèi)生CDC檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本衛(wèi)生CDC各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.參與檔案的利用工作，為疾病預(yù)防控制工作提供檔案信息支持。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，定期將本科室整理好的檔案移交綜合檔案室。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.對(duì)本科室檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和歸還工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.疾病監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、報(bào)告、分析資料等。2.疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、疫情報(bào)告、處置記錄等。3.衛(wèi)生檢驗(yàn)報(bào)告、原始記錄、質(zhì)量控制資料等。4.健康教育計(jì)劃、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。5.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。6.行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。7.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等相關(guān)資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、設(shè)備檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.排列：按照分類編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，同一類檔案按照時(shí)間順序或重要程度排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本衛(wèi)生CDC制定的重要規(guī)章制度、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃和總結(jié)、重大疫情報(bào)告及處理材料、科研成果及獎(jiǎng)勵(lì)材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：疾病監(jiān)測(cè)資料、衛(wèi)生檢驗(yàn)報(bào)告、健康教育資料、一般疫情報(bào)告及處理材料、科研項(xiàng)目研究報(bào)告等保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性文件、臨時(shí)性工作記錄等保管期限為1年至10年。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全保密等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、補(bǔ)充、更換保管設(shè)備等。五、檔案的利用（一）查閱利用范圍1.本衛(wèi)生CDC工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）查閱利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合檔案室。2.綜合檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保檔案完整無損。（三）借閱利用程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究責(zé)任。（四）檔案利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為疾病預(yù)防控制工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，能夠滿足檔案管理的日常工作需求。2.提供權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。3.