PAGE檔案室責(zé)任人制度匯編表一、總則（一）目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度匯編表。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司各類檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)資料、人事檔案、技術(shù)文檔等。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案室責(zé)任人全面負責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱等。制定和完善檔案室管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門檔案管理員負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。協(xié)助檔案室責(zé)任人做好檔案的借閱、歸還等工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。對本部門檔案的安全和保密負責(zé)，定期進行自查自糾。3.公司員工嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、銷毀檔案。妥善保管個人使用的檔案資料，不得遺失或損壞。在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理并移交本部門檔案管理員。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等。5.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、完整、系統(tǒng)、規(guī)范的原則，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行收集和整理，確保文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.各類文件材料應(yīng)在形成后及時收集，一般不得超過一個月。2.合同、協(xié)議等重要文件應(yīng)在簽署后一周內(nèi)移交檔案室。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年一季度內(nèi)將上一年度的檔案資料整理移交檔案室。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理的效率和水平。（二）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等類別。每類檔案再根據(jù)實際情況進行細分，如行政檔案可分為文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份存放在檔案室，一份供查閱使用。（三）整理流程1.各部門檔案管理員對收集到的檔案進行初步整理，按照分類要求進行分類和編號。2.將整理好的檔案移交檔案室責(zé)任人，由檔案室責(zé)任人進行審核和匯總。3.檔案室責(zé)任人根據(jù)審核結(jié)果，對檔案進行進一步整理和編目，形成完整的檔案體系。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的場所，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和利用。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。4.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案室的安全防范。2.檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案室，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案室責(zé)任人批準(zhǔn)，并進行登記。4.定期對檔案室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司內(nèi)部員工可借閱與本人工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案時，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核簽字。3.將申請表交檔案室責(zé)任人審批，審批通過后，檔案室責(zé)任人根據(jù)申請表提供檔案。4.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，檔案室責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或遺失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案利用（一）利用方式1.提供檔案原件供查閱、復(fù)印、摘錄等。2.根據(jù)利用者的需求，提供檔案信息的咨詢服務(wù)。3.舉辦檔案展覽、編研等活動，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用流程1.利用者填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的目的、內(nèi)容、方式等信息。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核簽字。3.將申請表交檔案室責(zé)任人審批，審批通過后，檔案室責(zé)任人根據(jù)申請表提供檔案或檔案信息。4.利用者在利用檔案過程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案機密。（三）利用記錄1.檔案室應(yīng)建立檔案利用記錄，詳細記錄利用者的姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室責(zé)任人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，確定其價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定其價值。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.將申請表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，方可進行銷毀。3.檔案室應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.加強檔案信息的安全保護，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，并進行備份存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等功能的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、檢索查詢、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)備份等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，確保檔案信息的安全。定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行