PAGE區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在開(kāi)展衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法活動(dòng)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的各類(lèi)文件、資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核實(shí)。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督檔案，確保檔案的安全與完整。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，建立檔案檢索體系。負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，做好登記和統(tǒng)計(jì)。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性。指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)科室的檔案收集、整理工作。2.業(yè)務(wù)科室職責(zé)負(fù)責(zé)本科室在衛(wèi)生監(jiān)督工作中形成的各類(lèi)文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。按照檔案管理要求，對(duì)本科室檔案進(jìn)行初步分類(lèi)、編號(hào)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、編目、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。在開(kāi)展衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法活動(dòng)時(shí)，及時(shí)將相關(guān)資料歸檔，保證檔案的時(shí)效性。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書(shū)：包括現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢(xún)問(wèn)筆錄、監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)、行政處罰決定書(shū)等。2.被監(jiān)督單位基本情況資料：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證明等。3.衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告：各類(lèi)衛(wèi)生檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告。4.專(zhuān)項(xiàng)整治工作資料：包括工作方案、總結(jié)、報(bào)表等。5.投訴舉報(bào)處理資料：投訴舉報(bào)記錄、調(diào)查處理結(jié)果等。6.衛(wèi)生監(jiān)督培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計(jì)劃、教材、人員培訓(xùn)記錄等。7.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)科室應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，初步確定保管期限。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照衛(wèi)生監(jiān)督工作的業(yè)務(wù)類(lèi)別，將檔案分為公共場(chǎng)所衛(wèi)生監(jiān)督檔案、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案、醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督檔案、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督檔案、職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檔案、放射衛(wèi)生監(jiān)督檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)格式可采用年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)，如202301001，表示2023年公共場(chǎng)所衛(wèi)生監(jiān)督檔案的第1份。3.裝訂：將同一案件或同一類(lèi)別的檔案資料按照一定順序排列，采用線(xiàn)裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于快速檢索。三、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及重大衛(wèi)生違法案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)πl(wèi)生監(jiān)督工作有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的檔案。2.定期保管：分為30年和10年。一般的衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案、常規(guī)監(jiān)測(cè)報(bào)告等保管期限為30年；一般性的工作文件、短期的專(zhuān)項(xiàng)整治資料等保管期限為10年。（二）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬、防盜等安全設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（三）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，不同保管期限、不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、銷(xiāo)毀等情況。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。4.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案的借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，不得對(duì)外借閱和查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上填寫(xiě)借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱期限等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱人發(fā)放檔案，并做好借閱登記，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、單位、檔案編號(hào)、題名、歸還日期等。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，如超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)利用必要的檔案，予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有一定參考價(jià)值，但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見(jiàn)。2.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷(xiāo)毀的憑證。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、借閱人次、查閱人次等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期向上級(jí)主管部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）信息化管理1.建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將檔案資料錄入信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的檢索、查詢(xún)和利用。3.利用信息化手段對(duì)檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、鑒定