PAGE規(guī)范化財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、記錄、合同等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則。采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。財(cái)務(wù)檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于查詢和調(diào)閱，以滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、稅務(wù)等工作的需要。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、出入庫(kù)單等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序整理，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供總括核算資料的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料的賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.輔助賬簿：包括固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬等輔助性賬簿。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照賬簿種類分別整理立卷，并在賬簿啟用和交接頁(yè)上加蓋單位公章、經(jīng)管人員印章等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：除月度財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)容外，還可能包括財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，并在封面加蓋單位公章、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）印章。年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)裝訂成冊(cè)，加蓋騎縫章。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算等各類預(yù)算文件。2.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析的報(bào)告。3.稅務(wù)申報(bào)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等。4.財(cái)務(wù)合同：如借款合同、擔(dān)保合同、租賃合同、投資合同等。5.財(cái)務(wù)審批文件：如費(fèi)用報(bào)銷審批單、資金支付審批單、預(yù)算調(diào)整審批單等。6.財(cái)務(wù)盤點(diǎn)資料：如資產(chǎn)盤點(diǎn)表、存貨盤點(diǎn)報(bào)告等。其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類整理，分別立卷歸檔。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，并在次年上半年移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽章完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明檔案名稱、存儲(chǔ)日期、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等保管期限為10年；財(cái)務(wù)合同、財(cái)務(wù)審批文件、財(cái)務(wù)盤點(diǎn)資料等根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于10年。（二）保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，并按照檔案類別、年度、月份等順序排列，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立電子檔案目錄索引，以便快速檢索。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)于不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，防止檔案丟失、泄密。4.負(fù)責(zé)檔案保管庫(kù)房的日常管理工作，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等查閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，并提供單位介紹信、查閱目的、查閱范圍等相關(guān)資料，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）借閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（四）查閱與借閱要求1.查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱或借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱或借閱人員如需復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)與原件一致，并注明復(fù)印、拍照的日期、用途等信息。3.查閱或借閱人員在查閱或借閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，編造財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.檔案管理部門對(duì)財(cái)務(wù)部門提出的銷毀意見進(jìn)行審核，并會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合銷毀條件后，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》?！敦?cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》和《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀財(cái)務(wù)檔案前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保銷毀的檔案與銷毀清冊(cè)一致。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告公司管理層。（三）銷毀記錄