PAGE山西省政府檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)山西省政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西省各級(jí)政府機(jī)關(guān)、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及其所屬單位（以下統(tǒng)稱(chēng)各單位）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由本單位的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)集中管理本單位的各類(lèi)檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成、收集、整理、保管和利用應(yīng)當(dāng)真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為政府工作和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備與檔案管理工作相適應(yīng)的專(zhuān)職檔案管理人員。檔案管理部門(mén)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和本省有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作的規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)本單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和所屬單位的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢(xún)服務(wù)，提高檔案管理水平。4.參與本單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全完整。5.按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好檔案移交過(guò)程中的相關(guān)工作。6.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。7.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為政府決策、行政管理、社會(huì)服務(wù)等提供參考依據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理工作流程進(jìn)行操作，確保檔案的收集、整理、保管、利用等工作規(guī)范有序。3.做好檔案的收集、整理工作，對(duì)本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、分類(lèi)、整理，確保檔案的齊全完整。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，按照檔案保管要求，妥善保管檔案實(shí)體，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)和衛(wèi)生管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.開(kāi)展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行妥善處理；做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.積極提供檔案利用服務(wù)，熱情接待檔案查閱人員，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料，做好檔案利用效果的跟蹤和反饋工作。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，確保檔案信息的安全和有效利用。8.參與檔案編研工作，根據(jù)工作需要，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、編輯，編寫(xiě)檔案參考資料，為政府工作和社會(huì)利用提供便利。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累和歸檔制度，明確各部門(mén)和人員在文件材料形成過(guò)程中的職責(zé)，確保文件材料的及時(shí)形成和有效積累。2.工作人員在辦理公務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照文件材料歸檔要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，交本部門(mén)的兼職檔案員集中保管。（二）檔案收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本單位工作中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、實(shí)物等。3.本單位與其他單位簽訂的合同協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.本單位重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料。5.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷(xiāo)等文件材料。6.本單位干部職工任免（聘用）、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等文件材料。7.本單位資產(chǎn)登記、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)等文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）檔案整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)家和本省檔案管理部門(mén)規(guī)定的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行整理和保管，做到排列有序、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)格式符合長(zhǎng)期保存要求。5.照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行整理，編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。6.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需要，建設(shè)專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的安全標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等防護(hù)功能，配備必要的消防器材、防盜報(bào)警設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案整理區(qū)、查閱區(qū)、存儲(chǔ)區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案保管要求1.按照檔案分類(lèi)體系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的排列上架，便于查找和利用。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的載體上，并異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。6.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品和雜物。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.對(duì)檔案保管期限的劃分，應(yīng)根據(jù)國(guó)家和本省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際，按照檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判定。3.各單位應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案的鑒定工作。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家和本省有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定檔案鑒定的具體標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.對(duì)檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。3.具有重要?dú)v史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和憑證作用的檔案應(yīng)列為永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為定期保管；已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案的清單，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并簽署鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容，并由檔案管理部門(mén)、鑒定工作小組負(fù)責(zé)人和單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)與銷(xiāo)毀檔案的一致性，確保銷(xiāo)毀檔案的徹底性，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字注明銷(xiāo)毀情況。6.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國(guó)家和本省檔案行政管理部門(mén)規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填報(bào)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。（二）檔案移交1.各單位應(yīng)按照國(guó)家和本省有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。2.檔案移交前，各單位應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的整理和核對(duì)，確保移交檔案的質(zhì)量。檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交清冊(cè)一式兩份，一份由移交單位留存，一份由接收單位存檔。移交單位應(yīng)按照檔案移交清冊(cè)的內(nèi)容，將檔案按時(shí)、完整地移交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等不宜公開(kāi)的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行移交和管理。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞政府工作大局，為政府決策、行政管理、社會(huì)服務(wù)等提供有力支持。3.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案查閱效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。4.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱本單位已公開(kāi)的檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，予以提供查閱服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并告知查閱人員查閱地點(diǎn)、時(shí)間和注意事項(xiàng)等。3.查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的安排，在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。5.查閱人員查閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用效果跟蹤1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。2.對(duì)重要檔案的利用，應(yīng)及時(shí)了解利用者的使用情況和意見(jiàn)建議，總結(jié)檔案利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。3.鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待利用者的評(píng)價(jià)意見(jiàn)，及時(shí)改進(jìn)工作，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，為政府工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等全過(guò)程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和信息化管理。2.檔案數(shù)據(jù)錄入與存儲(chǔ)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案、電子檔案等各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行安全存儲(chǔ)。3.檔案信息資源整合整合本單位內(nèi)部各部門(mén)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息安全保障制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本單