PAGE廳機關(guān)處室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強廳機關(guān)處室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為廳機關(guān)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廳機關(guān)各處室在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。廳機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，各處室應(yīng)指定專人負責(zé)檔案管理工作，并接受廳辦公室檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實準確原則。檔案應(yīng)如實反映廳機關(guān)各處室工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容準確可靠。3.完整系統(tǒng)原則。應(yīng)保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面收集各處室在不同階段形成的各類文件材料，按照一定的規(guī)律進行整理和歸檔。4.安全保密原則。加強檔案的安全保護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）廳辦公室檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定廳機關(guān)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責(zé)廳機關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管各處室移交的檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。3.指導(dǎo)各處室檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各處室檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)本處室檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理規(guī)定，及時將整理好的檔案移交廳辦公室檔案管理部門。3.負責(zé)本處室檔案的日常保管和維護，保證檔案的安全。4.積極配合廳辦公室檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。5.參與檔案管理培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍各處室應(yīng)收集在履行職責(zé)過程中形成的以下各類文件材料：1.上級機關(guān)文件，包括上級來文、領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦事項等。2.本處室制定的各類政策文件、工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等。3.會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.業(yè)務(wù)文件，如業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調(diào)查研究報告、合同協(xié)議、項目文件等。5.人事文件，包括干部任免、考核、獎懲、培訓(xùn)等文件。6.財務(wù)文件，如財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各處室應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.對收集到的文件材料應(yīng)進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確，簽字蓋章齊全。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時進行備份，防止文件丟失。（三）整理原則1.文件材料應(yīng)按照形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件的原始面貌，不得隨意涂改、剪裁、拼湊文件。3.整理后的文件材料應(yīng)便于保管和查閱利用。（四）整理方法1.分類：按照文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進行分類，如可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類等。2.編號：對每一類文件材料進行編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損嚴重的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂。4.編目：編制文件材料目錄，包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息，以便于查閱。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限各處室應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.歸檔文件應(yīng)編制詳細的目錄，目錄應(yīng)清晰、準確，便于查找。3.歸檔文件應(yīng)裝盒存放，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）移交程序1.各處室檔案管理人員按照歸檔要求，將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份。2.各處室檔案管理人員與廳辦公室檔案管理部門檔案接收人員共同核對檔案移交清單，清點檔案數(shù)量，檢查檔案質(zhì)量。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認，各執(zhí)一份。檔案移交清單應(yīng)作為檔案交接的憑證，妥善保存。五、檔案的保管（一）保管場所廳辦公室檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.在檔案庫房內(nèi)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映廳機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對廳機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映廳機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對廳機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對廳機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（四）檔案清點與檢查1.每年定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、保管期限等信息，確保檔案的完整和準確。2.定期對檔案保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復(fù)、對受潮檔案進行干燥處理等。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍廳機關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本處室及相關(guān)處室的檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)所在處室負責(zé)人簽字同意后，提交廳辦公室檔案管理部門。3.廳辦公室檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)廳辦公室檔案管理部門負責(zé)人批準。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在處室負責(zé)人簽字同意后，提交廳辦公室檔案管理部門。3.廳辦公室檔案管理部門負責(zé)人對借閱申請進行審核，批準后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織廳辦公室檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負責(zé)檔案的鑒定工作。審計小組由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)處室人員組成。（二）鑒定標準檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和廳機關(guān)檔案管理制度，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、日期、文號、責(zé)任者等信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意后，報廳辦公室負責(zé)人審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點進行銷毀，并由專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。（四）銷毀記錄檔案銷毀工作完成后，應(yīng)將檔案銷毀清單及相關(guān)審批文件等資料整理歸檔，永久保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)廳機關(guān)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等業(yè)務(wù)流程進行信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)