PAGE民辦幼兒園檔案資料制度一、總則（一）目的為加強民辦幼兒園檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在幼兒園管理、教育教學、后勤保障等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本民辦幼兒園全體教職工及與幼兒園相關(guān)的各類活動和事務(wù)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案資料應(yīng)如實反映幼兒園各項工作的實際情況，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則加強檔案資料的安全防護措施，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率，為幼兒園的各項工作提供有力支持。二、檔案資料管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全幼兒園檔案資料管理制度。2.負責制定檔案資料收集、整理、歸檔、保管、利用等工作流程和標準，并組織實施。3.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案資料，對檔案資料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標準化。4.負責檔案資料的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案資料進行檢查和維護，確保檔案資料的安全完整。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為幼兒園的管理決策、教育教學、后勤保障等工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資料的作用。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高教職工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案資料的分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的質(zhì)量。3.嚴格遵守檔案資料管理制度，妥善保管本部門在工作中形成的各類檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。4.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，及時提供檔案資料利用所需的相關(guān)信息和材料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱登記等，確保檔案資料的有序管理。3.對檔案資料進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理，保證檔案資料的安全完整。4.積極為檔案資料利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案資料的借閱手續(xù)，及時歸還借閱的檔案資料，并做好跟蹤和催還工作。5.參與檔案資料的數(shù)字化建設(shè)和信息化管理工作，提高檔案資料的管理效率和利用水平。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案資料的分類與歸檔（一）檔案資料分類1.行政管理類包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、園務(wù)會議記錄、行政公文、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案、安全管理檔案等。2.教育教學類涵蓋教學計劃、教案、教學反思、教學活動記錄、幼兒學籍檔案、教師培訓檔案、教育科研檔案（課題申報、研究報告、成果鑒定等）、教材教案庫、課程建設(shè)檔案等。3.后勤管理類包含食堂管理檔案（食品采購、加工、留樣記錄等）、衛(wèi)生保健檔案（幼兒體檢記錄、預防接種記錄、衛(wèi)生消毒記錄等）、設(shè)施設(shè)備檔案（采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄）、物資采購檔案（采購申請、采購合同、驗收記錄）等。4.家園共育類有家長會記錄、家長學?；顒訖n案、家長意見反饋記錄、家園聯(lián)系手冊、親子活動檔案等。5.其他類如幼兒園榮譽檔案、宣傳報道檔案、外事活動檔案等，以及其他具有保存價值的各類文件資料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的檔案資料進行整理，按照分類標準進行分類，并編制目錄清單。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對于重要文件的電子文檔，應(yīng)同時進行備份，并與紙質(zhì)檔案一同歸檔。3.在歸檔時，應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。4.檔案資料的歸檔應(yīng)填寫歸檔登記表，注明檔案名稱、類別、形成時間、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的通風、防潮、防蟲、防鼠、防火、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案資料的損害。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案類別和保管期限進行分類存放，并建立檔案架或檔案柜，進行編號管理。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案資料的安全性和保密性。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括幼兒園章程、重要的行政文件、財務(wù)決算報告、人事檔案等，這些檔案資料具有重要的歷史價值和法律意義，應(yīng)長期保存。長期保管的檔案資料一般為10年至50年，如教學計劃、教案、幼兒學籍檔案、教師培訓檔案等，這些檔案資料對于幼兒園的教育教學和管理工作具有重要的參考價值，應(yīng)保存較長時間。短期保管的檔案資料為1年至10年，如一般性的行政文件、臨時性的活動記錄等，這些檔案資料在一定時間后可根據(jù)實際情況進行銷毀。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和重要程度，確定其保管期限，并在檔案資料歸檔時進行標注。（四）檔案資料的清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案登記記錄一致。2.在清查和盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。同時，應(yīng)做好清查和盤點記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄和分析，提出改進措施和建議。五、檔案資料的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本部門或與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位或個人因工作需要查閱幼兒園檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)幼兒園領(lǐng)導批準后方可查閱。3.涉及幼兒園重大決策、重要活動、歷史沿革等方面的檔案資料，可根據(jù)需要向幼兒園全體教職工或特定對象進行公開和宣傳。（二）利用手續(xù)1.幼兒園內(nèi)部人員查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》或《檔案資料借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案資料名稱、類別、查閱或借閱目的、查閱或借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱幼兒園檔案資料，應(yīng)提前向幼兒園提交查閱申請函，說明查閱的目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)幼兒園領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案資料管理制度，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案資料內(nèi)容。如需摘抄、復制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案資料的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改亂畫，不得擅自銷毀檔案資料內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案資料進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定追究借閱人員的責任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對每一次檔案資料的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人員姓名、所在部門、查閱或借閱檔案資料名稱、類別、查閱或借閱目的、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案資料進行審查和鑒定，提出鑒定意見和銷毀建議。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.檔案資料的內(nèi)容是否已失去現(xiàn)實意義，是否與幼兒園當前工作無關(guān)。3.檔案資料的完整性和準確性，是否存在重要信息缺失或錯誤的情況。4.檔案資料的保密性，是否涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私等不宜公開的內(nèi)容。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿且確無保存價值的檔案資料進行清理，編制《檔案資料銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案資料的名稱、類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案資料銷毀清單》提交檔案資料鑒定小組進行審查和鑒定，鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定原則和標準，對擬銷毀檔案資料進行逐一審查，提出鑒定意見和銷毀建議。經(jīng)鑒定小組組長簽字確認后，報幼兒園領(lǐng)導批準。3.經(jīng)批準后的《檔案資料銷毀清單》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，作為檔案資料銷毀的依據(jù)；另一份交幼兒園財務(wù)部門，作為財務(wù)核銷的憑證。4.檔案管理部門按照批準的《檔案資料銷毀清單》組織實施檔案資料銷毀工作，銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責。銷毀過程