PAGE檔案管理要具備三個制度檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項工作中直接形成的對國家、社會和公司/組織具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責(zé)、確保安全、方便利用的原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作；各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管，并指定專人負責(zé)檔案管理工作；檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見，報經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項工作提供檔案信息服務(wù)，開展檔案編研工作，編輯檔案資料匯編、大事記等。8.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和及時歸檔。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管，做好檔案的日常維護和管理工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.積極參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，提高自身的檔案管理水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織各部門及員工在各項工作中應(yīng)及時形成檔案，確保檔案的原始性和真實性。2.檔案的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，字跡清晰、工整，簽署完備。3.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行形成和管理，確保電子文件的可讀性、完整性和安全性。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件材料。2.人事管理類檔案：包括員工招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、工資福利、社會保險、勞動合同等文件材料。3.財務(wù)管理類檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證、賬簿、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：包括市場調(diào)研、市場營銷、客戶管理、項目策劃、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函等文件材料。5.技術(shù)研發(fā)類檔案：包括科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等文件材料。6.基本建設(shè)類檔案：包括工程建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等文件材料。7.設(shè)備儀器類檔案：包括設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢報告等文件材料。8.聲像類檔案：包括公司/組織重大活動、會議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片、錄音、錄像等資料。（三）檔案收集程序1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的檔案進行收集、整理，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要的文件材料，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。3.在檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并進行補充或修復(fù)。4.各部門檔案管理人員應(yīng)將收集整理好的檔案定期移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類，然后進行裝訂、編目、裝盒等整理工作。2.對電子檔案，應(yīng)按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并進行數(shù)據(jù)備份。3.對聲像檔案，應(yīng)按照聲像檔案的類別、年度、保管期限等進行分類，同時編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案分為綜合管理、文秘工作、行政管理、外事工作等類別。2.人事管理類檔案分為員工檔案、人事任免、勞動工資、社會保險、教育培訓(xùn)等類別。3.財務(wù)管理類檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、財務(wù)審計等類別。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案分為市場調(diào)研、市場營銷、客戶管理、項目管理、合同管理等類別。5.技術(shù)研發(fā)類檔案分為科研項目、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件等類別。6.基本建設(shè)類檔案分為項目前期、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、竣工驗收等類別。7.設(shè)備儀器類檔案分為設(shè)備購置、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行維護、設(shè)備報廢等類別。8.聲像類檔案分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等類別。五、檔案的保管與保護（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定的要求。3.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行存放，排列有序，便于查找和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。（二）保護措施1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等保護措施，定期對檔案進行消毒處理，防止檔案的損壞和霉變。2.對電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、存儲介質(zhì)保護、網(wǎng)絡(luò)安全防護等措施，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。3.對聲像檔案，應(yīng)采取防磁、防潮、防火、防盜等保護措施，定期對聲像檔案進行檢查和維護，確保聲像檔案的質(zhì)量。（三）檔案的借閱與歸還1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記工作，記錄借閱時間、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員作出說明和賠償。（四）檔案的查閱與利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印，復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章。5.公司/組織外部單位或個人因工作需要查閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對查閱申請進行嚴格審核，并按照規(guī)定的程序提供檔案查閱服務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、堅持辯證唯物主義的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值，確保留存檔案的質(zhì)量。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對檔案的價值進行鑒定時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。2.具有重要歷史價值、科學(xué)研究價值、經(jīng)濟價值或憑證價值的檔案，應(yīng)予以留存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，其中永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指對公司/組織在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是指對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，組織檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并報經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀清冊經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作，銷毀時應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織因機構(gòu)變動、資