PAGE物業(yè)檔案室上墻管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案室管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案室對公司各類檔案實行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴格執(zhí)行保密制度。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文件、合同、圖紙、報表、照片、音像等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。6.對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.負責檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.各類會議文件、記錄、紀要等。4.合同協(xié)議，包括物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購合同等。5.工程建設(shè)項目文件，如規(guī)劃圖紙、施工圖紙、竣工驗收報告等。6.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。7.員工人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核記錄等。8.客戶資料，如業(yè)主信息、投訴處理記錄等。9.公司榮譽證書、獲獎文件等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.文件材料應(yīng)保持原件完整，如有復印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋部門印章。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，按照一定的分類標準進行整理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為行政管理類、財務(wù)類、人事管理類、工程管理類、客戶服務(wù)類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將零散的文件材料按照一定的順序進行排列，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件牢固、整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交檔案室。2.對于重大項目或緊急事項形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事項處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案室接收檔案后，按照規(guī)定進行分類、編號、上架，并在檔案移交清單上簽字蓋章，一份留存檔案室，一份退還移交部門。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司權(quán)益和利益的重大合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括一般性的合同、協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.公司外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審核簽字。2.將申請表交檔案室，檔案室根據(jù)查閱權(quán)限進行審批。3.審批通過后，檔案室工作人員按照查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，提交所在部門負責人審核簽字。2.將申請表交檔案室，檔案室根據(jù)借閱權(quán)限進行審批。3.審批通過后，檔案室工作人員按照借閱要求提供檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責任和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案室報告，并承擔相應(yīng)的責任。5.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整和整潔，檔案室工作人員進行核對無誤后，辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、完整性等因素，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.將鑒定報告報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息。4.選擇具有保密資質(zhì)的銷毀機構(gòu)進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。5.銷毀完畢后，銷毀機構(gòu)出具銷毀證明，與《檔案銷毀清單》一并存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類、編號、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理。3.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的遠程查詢和共享，方便公司各部門及員工的使用。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行分類、編號、編目等工作，確保數(shù)字化錄入的數(shù)據(jù)準確無誤。2.安排專人負責檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，錄入過程中應(yīng)認真核對原始檔案信息，保證數(shù)據(jù)的完整性和準確性。3.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理等工作，確保數(shù)據(jù)庫的安全穩(wěn)定運行。（四）安全保密措施1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理人