PAGE新媒體社團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強新媒體社團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于新媒體社團內(nèi)部各部門及全體成員在社團活動、工作開展過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社團檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，避免分散保存造成檔案丟失或損壞。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社團活動和工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理社團活動各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，確保檔案的完整無缺。4.保密性原則：對涉及社團機密、成員隱私等敏感信息檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.時效性原則：及時對檔案進行收集、整理、歸檔，保證檔案的時效性和有效性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善新媒體社團檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.對檔案管理工作進行總結(jié)、分析，提出改進意見和建議。（二）各部門職責1.負責本部門在社團活動、工作中形成檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和支持。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格按照檔案管理流程和標準開展工作。2.負責檔案的具體操作和管理，保證檔案質(zhì)量，維護檔案的完整性和準確性。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案分類及歸檔范圍（一）社團組織建設(shè)檔案1.社團章程、規(guī)章制度、管理辦法等文件。2.社團成員名單、基本信息、聯(lián)系方式等資料。3.社團組織架構(gòu)圖、部門職責分工文件。4.社團換屆選舉相關(guān)文件、資料，包括選舉方案、候選人名單、選舉結(jié)果等。（二）活動策劃與執(zhí)行檔案1.各類活動策劃方案，包括活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容、流程、預(yù)算等。2.活動籌備過程中的相關(guān)文件，如活動通知、宣傳海報、邀請函、嘉賓名單、場地租賃合同、物資采購清單等。3.活動現(xiàn)場照片、視頻、音頻等資料，以及活動總結(jié)報告。（三）宣傳推廣檔案1.新媒體平臺賬號信息，包括賬號名稱、密碼、聯(lián)系方式等。2.發(fā)布在各新媒體平臺上的圖文、視頻、音頻等內(nèi)容，以及發(fā)布記錄（發(fā)布時間、平臺、瀏覽量、點贊數(shù)、評論數(shù)等）。3.宣傳推廣策劃方案、執(zhí)行計劃、效果評估報告等文件。4.與媒體合作相關(guān)的合同、協(xié)議、合作成果等資料。（四）團隊協(xié)作與溝通檔案1.社團內(nèi)部會議記錄、紀要，包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議等。2.工作安排與任務(wù)分配文件，以及成員工作匯報、總結(jié)材料。3.團隊內(nèi)部交流的郵件、即時通訊記錄、工作群聊天記錄等（涉及重要事項的需打印歸檔）。（五）財務(wù)檔案1.社團經(jīng)費預(yù)算、決算報告。2.經(jīng)費收支憑證、發(fā)票、報銷單等財務(wù)票據(jù)。3.財務(wù)審計報告、財務(wù)狀況分析報告等文件。（六）其他檔案1.社團獲得的榮譽證書、獎項、表彰文件等。2.與社團發(fā)展相關(guān)的調(diào)研報告、市場分析報告、行業(yè)動態(tài)資料等。3.其他具有保存價值的文件、資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案及時形成并移交。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，符合檔案管理要求。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并定期進行備份。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類及歸檔范圍，對收集到的檔案進行分類。2.編號編目：為每類檔案編制唯一的編號，并進行詳細編目，包括檔案名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.裝訂成冊：對紙質(zhì)檔案進行整理、裝訂，確保整齊、牢固。4.數(shù)字化處理：對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等方式進行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全可靠，并定期進行數(shù)據(jù)備份。（二）保管期限1.永久保管：涉及社團核心利益、具有重要歷史價值或長期查考利用價值的檔案，如社團章程、重大活動策劃方案、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：保管期限分為[X]年、[X]年等，具體根據(jù)檔案性質(zhì)和實際需要確定。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按規(guī)定進行銷毀。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進行清查、盤點，每年至少進行[X]次全面清查，確保檔案數(shù)量、質(zhì)量與檔案賬目相符。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等問題，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并記錄在案。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社團成員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案需經(jīng)社團負責人批準。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱社團檔案的，須持單位介紹信或有效證件，經(jīng)社團負責人批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格登記查閱情況。（二）查閱流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批材料。2.檔案管理部門對申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排查閱時間和地點。3.查閱人員在指定地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進行核對、清點，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和社團規(guī)章制度，不得損害社團利益和他人權(quán)益。2.涉及社團機密、成員隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得對外公開或提供給無關(guān)人員查閱。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.在檔案管理工作中，嚴格遵守保密制度，對檔案查閱、利用等過程進行嚴格登記和監(jiān)控，防止信息泄露。3.對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在存儲、傳輸、處理等環(huán)節(jié)采取加密、訪問控制等安全措施，并限制接觸范圍。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性、準確性和嚴肅性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、綜合分析、準確判定的原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存狀況，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由社團負責人、檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負責對檔案進行全面鑒定，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信