PAGE工程檔案全過程管理制度一、總則（一）目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、維護、管理及竣工驗收提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有工程項目檔案的管理，包括但不限于新建、改建、擴建、維修等各類工程項目。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》以及行業(yè)標準，如《建設工程文件歸檔規(guī)范》等制定。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則明確公司/組織內各級部門在工程檔案管理中的職責，實行統(tǒng)一領導、分級負責的管理體制。2.全過程管理原則對工程建設的全過程進行檔案管理，確保檔案與工程建設同步形成、同步積累、同步整理、同步歸檔。3.真實性、完整性、準確性原則工程檔案應如實反映工程建設的實際情況，內容完整、準確，數(shù)據(jù)可靠。4.便于利用原則工程檔案的整理和保管應便于查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協(xié)調各部門的工程檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓。3.負責接收、整理、保管和統(tǒng)計工程檔案，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.按照規(guī)定向有關部門和單位提供工程檔案查閱、借閱服務。5.參與工程竣工驗收，對工程檔案的完整性、準確性進行審核，并出具審核意見。（二）項目建設部門職責1.負責本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確項目檔案管理人員，負責項目檔案管理的日常工作，并向檔案管理部門報送檔案管理情況。3.在項目建設過程中，督促各參建單位做好工程文件的形成、積累和整理工作，確保檔案資料與工程進度同步。4.組織項目檔案的預驗收工作，配合檔案管理部門進行工程檔案的竣工驗收。（三）工程技術部門職責1.負責指導工程項目技術文件的編制和審核，確保技術文件符合相關標準和規(guī)范。2.對工程建設過程中的技術變更、技術問題處理等情況進行記錄，并及時整理歸檔。3.協(xié)助項目建設部門做好工程檔案的整理和審核工作，提供技術支持。（四）參建單位職責1.各參建單位應建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理責任人，負責本單位承擔工程項目檔案的收集、整理、歸檔工作。2.按照合同要求和項目建設單位的規(guī)定，及時向項目建設單位移交工程檔案資料，并確保檔案資料的質量。3.在工程建設過程中，接受項目建設單位和檔案管理部門的監(jiān)督檢查，對存在的問題及時整改。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。2.工程設計文件如初步設計、施工圖設計、設計變更通知等。3.工程施工文件施工組織設計、施工方案、技術交底、施工日志、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、工程質量評估報告等。5.工程竣工驗收文件竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等。6.其他與工程建設有關的文件如工程照片、錄像、會議紀要、來往函件等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應明確專人負責工程文件的收集工作，確保文件收集及時、完整。2.工程文件應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等。3.對電子文件應進行備份，并確保其格式的通用性和可讀性，同時注明文件的形成時間、來源等信息。（三）整理原則1.遵循工程建設的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照項目建設程序和專業(yè)分類進行整理。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于保管和利用。（四）整理方法1.項目前期文件按照文件性質和時間順序進行整理。2.工程設計文件按照專業(yè)和階段進行分類整理。3.工程施工文件按照單位工程、分部工程、分項工程的順序進行整理，同一分項工程的文件按照施工順序排列。4.工程監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作階段和內容進行分類整理。5.工程竣工驗收文件按照驗收內容和時間順序進行整理。6.其他文件按照文件性質和時間順序進行整理。（五）立卷要求1.卷內文件應齊全完整，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。2.卷內文件應按照排列順序依次編寫頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。3.卷內文件應編制卷內目錄，目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等內容，序號應按照卷內文件排列順序編寫。4.卷內文件應編制備考表，備考表應包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內容，本卷情況說明應填寫卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.案卷應采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，檔案盒應標明案卷題名、年度、保管期限、檔號等信息。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目建設過程中形成的工程檔案，應在每個階段結束后及時歸檔，如基礎工程完工后、主體工程完工后等。2.工程竣工驗收后，項目建設部門應在規(guī)定時間內將全部工程檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.項目建設部門在檔案整理完畢后，填寫工程檔案移交清單，清單應包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、卷數(shù)、頁數(shù)、移交日期等內容。2.檔案管理部門對移交的工程檔案進行審核，審核內容包括檔案的完整性、準確性、整理質量等，審核合格后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門將接收的工程檔案按照規(guī)定進行分類、編號、上架保管，并建立檔案臺賬。（三）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，如項目立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等，應永久保存。2.長期保存的檔案凡是反映公司/組織一般職能活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，如工程設計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。3.短期保存的檔案凡是在較短時間內對公司/組織有參考價值的檔案，如工程質量檢驗記錄、材料設備質量證明文件等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應有專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照保管期限和類別進行分類存放，排列整齊有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.采用電子檔案管理的，應建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存儲。同時，應確保電子檔案的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改等情況發(fā)生。五、工程檔案的利用與借閱（一）利用原則工程檔案的利用應遵循依法依規(guī)、服務為本、方便快捷的原則，確保檔案的合理利用。（二）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱工程檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關的工程檔案，但須經公司/組織領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱工程檔案，應按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.查閱人填寫工程檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后安排查閱，并提供必要的查閱場所和設備。3.查閱人應在規(guī)定的時間和范圍內查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借或損毀檔案。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人應將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。（四）借閱程序1.需要借閱工程檔案的部門或個人，應填寫工程檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。4.借閱期滿后，借閱人應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如無問題，辦理歸還手續(xù)。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則工程檔案的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設部門、工程技術部門等相關人員組成，負責對到期的工程檔案進行鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的完整性和準確性，是否反映了工程建設的實際情況。2.檔案的保管價值，是否仍具有查考利用價值。3.檔案的密級，是否符合國家有關保密規(guī)定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的工程檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標準，提出鑒定意見。3.對鑒定為無保存價值的檔案，填寫工程檔案銷毀申請表，經公司/組織領導批準后進行銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。（五）銷毀記錄對銷毀的工程檔案，應建立銷毀記錄，記錄內容包括檔案題名、年度、保管期限、檔號、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.檔案管理部門負責對公司/組織內各部門和參建單位的工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.項目建設部門負責對本部門工程項目檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內容1.工程檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.工程檔案的收集、整理、歸檔工作是否及時、完整、準確。3.工程檔案的保管條件是否符合要求，檔案是否安全。4.工程檔案的利用和借閱是否符合規(guī)定。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每年定期對各部門和參建單位的工程檔案管理工作進行檢查，檢查結果進行通報。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對工程項目檔案管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查針對工程檔案管理中的突出問題或重點項目，