PAGE少年宮建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)少年宮檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在少年宮各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于少年宮各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：少年宮檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善少年宮檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理少年宮各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，并做好記錄。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為少年宮的決策、教學(xué)、活動(dòng)等提供檔案資料支持。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.協(xié)助綜合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度和保密規(guī)定，妥善保管本部門在工作中形成的各類檔案。4.對(duì)本部門檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。三、檔案分類及歸檔范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)主管部門發(fā)來的文件、指示、通知等。2.少年宮文件：少年宮制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.內(nèi)部文件：少年宮內(nèi)部各部門之間的工作聯(lián)系文件、簡(jiǎn)報(bào)、信息等。4.其他文件：與少年宮工作相關(guān)的各類函件、介紹信、證明等。（二）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃：各學(xué)科教學(xué)大綱、學(xué)期教學(xué)計(jì)劃、課程表等。2.教學(xué)教案：教師編寫的教學(xué)教案、教學(xué)課件等。3.教學(xué)成果：學(xué)生的優(yōu)秀作品、獲獎(jiǎng)證書、考試成績(jī)等。4.教學(xué)研究：教學(xué)改革方案、教學(xué)研究論文、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。5.教材資料：少年宮使用的各類教材、參考書籍、教學(xué)資料等。（三）活動(dòng)檔案1.活動(dòng)策劃：活動(dòng)方案、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)審批文件等。2.活動(dòng)實(shí)施：活動(dòng)照片、視頻、音頻資料，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)記錄，活動(dòng)參與人員名單等。3.活動(dòng)總結(jié)：活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、活動(dòng)效果評(píng)估、活動(dòng)反饋意見等。（四）人事檔案1.個(gè)人檔案：工作人員的履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同、工資待遇等相關(guān)材料。2.考核檔案：年度考核表、績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.培訓(xùn)檔案：參加各類培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書等。（五）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)預(yù)決算：年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告等。5.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)制度文件等。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)在形成后及時(shí)送交綜合檔案室歸檔，不得積壓或自行留存。3.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)，并填寫案卷封面。3.教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)和管理要求，進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。4.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案編目與裝訂（一）編目1.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）順序排列，注明案卷編號(hào)、題名、日期、保管期限、卷內(nèi)文件頁數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按文件排列順序逐件填寫，注明文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等信息。4.檔案目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，以便于查詢和利用。（二）裝訂1.文書檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊美觀和安全保管。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)紙張過大的文件應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒或案卷封面一致。六、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.少年宮應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜條件，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保檔案的安全。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對(duì)珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)和實(shí)際需要，確定合理的保管期限。3.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自延長(zhǎng)或縮短。（四）檔案檢查與維護(hù)1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品、調(diào)整庫(kù)房溫濕度等。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面的清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和檔案管理制度，確保檔案利用過程中的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)遵循方便利用、服務(wù)工作的原則，為少年宮的決策、教學(xué)、活動(dòng)等提供及時(shí)、有效的檔案資料支持。3.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱：工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，由綜合檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制章”，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字、少年宮負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行