PAGE供銷社檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)供銷社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合供銷社實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供銷社機(jī)關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。供銷社檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映供銷社各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案信息泄露和損壞。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為供銷社各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定供銷社檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)供銷社檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)所屬各單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.參與供銷社重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，提高檔案管理工作效率。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研等工作，為檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映供銷社歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。2.供銷社各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、物資設(shè)備、基本建設(shè)等。3.上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位發(fā)來(lái)的與供銷社有關(guān)的文件材料。4.供銷社在對(duì)外交往中形成的文件材料，如合作協(xié)議、合同、信函等。5.供銷社干部職工在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工作報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、學(xué)術(shù)論文等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，原件與復(fù)印件應(yīng)一并收集。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.收集的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的檔案管理工作。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)移交。3.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位發(fā)來(lái)的文件材料，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記和整理，并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.供銷社檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類，業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類別分類，人事檔案按照干部職工個(gè)人分類，財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度分類，聲像檔案按照載體形式分類，實(shí)物檔案按照實(shí)物類別分類。（二）整理方法1.文書檔案整理應(yīng)遵循《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂、分類、編號(hào)、編目、裝盒等操作。2.業(yè)務(wù)檔案整理應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定相應(yīng)的整理方案，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.人事檔案整理應(yīng)按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》的要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等操作。4.財(cái)務(wù)檔案整理應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案材料進(jìn)行分類、裝訂、編號(hào)等操作。5.聲像檔案整理應(yīng)按照載體形式進(jìn)行分類，對(duì)照片、錄音帶、錄像帶等進(jìn)行編號(hào)、編目、裝盒等操作，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。6.實(shí)物檔案整理應(yīng)按照實(shí)物類別進(jìn)行分類，對(duì)獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物進(jìn)行編號(hào)、登記、造冊(cè)等操作，并注明實(shí)物來(lái)源、日期等信息。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。2.檔案整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案材料。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與其他辦公室、閱覽室等分開設(shè)置，確保檔案的安全和保密。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架保管，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜保管、密封保管等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.供銷社檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括反映供銷社歷史沿革、重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括反映供銷社一般業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要會(huì)議、人事任免等方面的文件材料，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括反映供銷社日常工作、一般性文件等方面的文件材料，保管期限為1年至10年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并結(jié)合供銷社實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)整。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。4.對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)供銷社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。3.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映供銷社檔案管理工作情況。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)及時(shí)、規(guī)范，按照規(guī)定的時(shí)間和要求完成統(tǒng)計(jì)報(bào)表的報(bào)送工作。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.供銷社內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位因工作需要查閱與供銷社有關(guān)的檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，需要向社會(huì)公開的檔案信息。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，確保檔案信息的安全。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)印、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式等。（四）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用需求和效果。2.及時(shí)收集利用者對(duì)檔案管理工作的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)水平。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立供銷社檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.提高檔案信息的收集、整理、保管、利用等工作效率，為供銷社各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，包括檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、利用等功能模塊。2.檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)重要檔案和珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立檔案管理部門與各部門之間的網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的保障措施。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)