PAGE落實(shí)檔案服務(wù)外包制度措施一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案服務(wù)外包行為，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，提高檔案管理工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度措施。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案服務(wù)外包的項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理、檢索利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案服務(wù)外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保外包行為合法合規(guī)。2.安全性原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施保障檔案在存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.質(zhì)量可控原則：建立健全質(zhì)量控制體系，對(duì)外包服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)督和管理，確保服務(wù)質(zhì)量符合公司要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.效益優(yōu)先原則：在保證檔案管理質(zhì)量和安全的前提下，合理控制外包成本，提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二、檔案服務(wù)外包商的選擇與管理（一）外包商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽(yù)：具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和行業(yè)口碑，無(wú)不良記錄。2.專業(yè)能力：擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，具備檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理等方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.技術(shù)設(shè)備：具備先進(jìn)的檔案管理技術(shù)設(shè)備，如檔案數(shù)字化加工設(shè)備、存儲(chǔ)服務(wù)器、檢索軟件等，能夠滿足公司檔案管理工作的需求。4.服務(wù)經(jīng)驗(yàn)：具有一定年限的檔案服務(wù)外包經(jīng)驗(yàn)，熟悉類似項(xiàng)目的運(yùn)作流程和管理要求。5.安全保障能力：建立完善的信息安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，具備信息安全防護(hù)措施，能夠有效保障檔案信息安全。（二）外包商選擇程序1.需求調(diào)研：根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際需求，制定檔案服務(wù)外包項(xiàng)目需求說(shuō)明書，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等。2.供應(yīng)商征集：通過(guò)多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺(tái)等，廣泛征集檔案服務(wù)外包供應(yīng)商。3.資質(zhì)審查：對(duì)征集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，確保其符合外包商選擇標(biāo)準(zhǔn)。4.實(shí)地考察：對(duì)通過(guò)資質(zhì)審查的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其公司規(guī)模、人員配備、技術(shù)設(shè)備、管理水平等情況，評(píng)估其實(shí)際能力。5.綜合評(píng)估：組織相關(guān)部門和人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，根據(jù)其資質(zhì)信譽(yù)、專業(yè)能力、技術(shù)設(shè)備、服務(wù)經(jīng)驗(yàn)、安全保障能力等方面進(jìn)行打分，確定入圍供應(yīng)商名單。6.合同簽訂：與入圍供應(yīng)商簽訂檔案服務(wù)外包合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。（三）外包商管理1.定期評(píng)估：建立外包商定期評(píng)估機(jī)制，每年對(duì)外包商的服務(wù)質(zhì)量、工作進(jìn)度、安全管理等方面進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為續(xù)期合作的重要依據(jù)。2.培訓(xùn)指導(dǎo)：為外包商提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其熟悉公司檔案管理工作的要求和流程，提高服務(wù)質(zhì)量。3.監(jiān)督檢查：加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)過(guò)程的監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)外包商的工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.溝通協(xié)調(diào)：建立與外包商的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)了解其工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保外包服務(wù)工作順利進(jìn)行。5.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)外包商存在違規(guī)行為，如違反法律法規(guī)、泄露檔案信息、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等，按照合同約定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至終止合作。三、檔案服務(wù)外包項(xiàng)目實(shí)施管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建：成立檔案服務(wù)外包項(xiàng)目專項(xiàng)工作小組，明確小組成員的職責(zé)分工，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的組織實(shí)施和協(xié)調(diào)管理。2.項(xiàng)目交底：由公司檔案管理部門向外包商進(jìn)行項(xiàng)目交底，詳細(xì)介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、要求、工作范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，確保外包商準(zhǔn)確理解項(xiàng)目需求。3.方案制定：外包商根據(jù)項(xiàng)目交底內(nèi)容，制定檔案服務(wù)外包項(xiàng)目實(shí)施方案，明確工作流程、質(zhì)量控制措施、安全保障措施、人員安排等內(nèi)容，并報(bào)公司檔案管理部門審核。（二）項(xiàng)目實(shí)施1.工作流程規(guī)范：外包商按照審核通過(guò)的實(shí)施方案組織開(kāi)展工作，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理等工作的質(zhì)量。2.質(zhì)量控制措施：建立質(zhì)量抽檢制度，定期對(duì)外包商的工作質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求其整改；對(duì)外包商提交的階段性成果進(jìn)行審核，合格后方可進(jìn)入下一階段工作。3.安全保障措施：要求外包商建立健全信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的安全培訓(xùn)，采取加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等措施，確保檔案信息安全。4.進(jìn)度跟蹤：建立項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)外包商的工作進(jìn)度進(jìn)行檢查和通報(bào)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決影響進(jìn)度的問(wèn)題，確保項(xiàng)目按時(shí)完成。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：項(xiàng)目完成后，外包商應(yīng)提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供項(xiàng)目成果報(bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等相關(guān)資料。2.驗(yàn)收組織：由公司檔案管理部門組織相關(guān)部門和人員組成驗(yàn)收小組，按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容：驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化加工質(zhì)量、存儲(chǔ)管理情況、檢索利用功能、信息安全保障等方面。4.驗(yàn)收結(jié)論：驗(yàn)收小組根據(jù)驗(yàn)收情況出具驗(yàn)收結(jié)論，對(duì)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目簽署驗(yàn)收意見(jiàn)；對(duì)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，要求外包商限期整改，整改合格后重新組織驗(yàn)收。文件與資料管理（一）文件管理1.分類歸檔：外包商應(yīng)按照公司檔案管理部門的要求，對(duì)檔案服務(wù)外包過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行分類歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.存儲(chǔ)保管：建立文件存儲(chǔ)保管制度，確保文件存儲(chǔ)安全，防止文件損壞、丟失。（二）資料管理1.資料收集：外包商應(yīng)及時(shí)收集與檔案服務(wù)外包項(xiàng)目相關(guān)的各類資料，如項(xiàng)目實(shí)施方案、工作記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等。2.資料整理：對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，確保資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.資料移交：項(xiàng)目結(jié)束后，外包商應(yīng)將整理好的資料移交給公司檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。信息安全管理（一）安全制度建設(shè)1.外包商應(yīng)建立健全信息安全管理制度，明確信息安全管理責(zé)任，規(guī)范信息安全管理流程。2.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)信息安全突發(fā)事件的能力。（二）人員安全管理1.對(duì)參與檔案服務(wù)外包項(xiàng)目的工作人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。2.加強(qiáng)對(duì)工作人員的安全培訓(xùn)，提高其信息安全防范能力。3.與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（三）技術(shù)安全措施1.采取加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)措施，確保檔案信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)檔案數(shù)字化加工設(shè)備進(jìn)行安全管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備安全運(yùn)行。（四）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)外包商的信息安全管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求其整改。2.對(duì)外包商信息安全管理工作不力，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失等安全事故的，依法追究其責(zé)任。保密管理（一）保密制度1.外包商應(yīng)建立保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、檔案信息等敏感內(nèi)容的工作區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止信息泄露。（二）人員保密管理1.加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，提高其保密意識(shí)。2.要求工作人員簽訂保密承諾書，承諾遵守保密制度，不泄露公司秘密。（三）保密監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)外包商的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求其整改。2.對(duì)外包商違反保密制度，泄露公司秘密的，依法追究其責(zé)任，并要求其采取措施消除影響。費(fèi)用結(jié)算與支付管理（一）費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案服務(wù)外包合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工作量等因素，制定合理的費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)。2.費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、具體，具有可操作性。（二）費(fèi)用結(jié)算流程1.外包商定期向公司檔案管理部門提交費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)，并提供相關(guān)工作記錄和證明材料。2.公司檔案管理部門對(duì)費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)工作內(nèi)容、工作量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等情況，提出審核意見(jiàn)。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，辦理支付手續(xù)。（三）支付管理1.嚴(yán)格按照合同約定和費(fèi)用結(jié)算流程進(jìn)行支付，確保支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)外包商提交的費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)存在疑問(wèn)的，應(yīng)及時(shí)與外包商溝通核實(shí)，避免支付錯(cuò)誤。爭(zhēng)議解決（一）協(xié)商解決在檔案服務(wù)外包過(guò)程中，如雙方發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。雙方應(yīng)本著平等、互利、誠(chéng)信的原則，