PAGE民主管理工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司民主管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，確保民主管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)有跡可循、有據(jù)可查，充分發(fā)揮民主管理在公司發(fā)展中的積極作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及民主管理工作的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于職工代表大會(huì)相關(guān)材料、廠務(wù)公開資料、民主協(xié)商記錄、職工意見反饋處理情況等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映民主管理工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理民主管理工作過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、職工個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)民主管理工作檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責(zé)包括：1.制定和完善民主管理工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記工作。（二）民主管理工作相關(guān)部門各涉及民主管理工作的部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門民主管理工作檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在民主管理工作中形成的各類文件、資料、記錄等，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。（三）職工代表職工代表應(yīng)積極參與民主管理工作，認(rèn)真履行職責(zé)，妥善保管本人在參與民主管理活動(dòng)中形成的各類文件和資料，并及時(shí)向所在部門或檔案管理部門移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.職工代表大會(huì)相關(guān)材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、提案及處理結(jié)果等。2.廠務(wù)公開資料，如公開目錄、公開內(nèi)容、公開記錄等。3.民主協(xié)商記錄，包括協(xié)商會(huì)議紀(jì)要、協(xié)商結(jié)果等。4.職工意見反饋渠道記錄，如意見箱信件、電子郵件、電話記錄等。5.職工代表培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。6.民主管理工作考核與評(píng)估資料，如考核方案、評(píng)估報(bào)告等。7.其他與民主管理工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在民主管理工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，可收集復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。3.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為年度檔案、專題檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找檔案。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.職工代表大會(huì)檔案：包括職工代表大會(huì)的籌備、召開、決議執(zhí)行等全過程的文件和資料。2.廠務(wù)公開檔案：涵蓋廠務(wù)公開的內(nèi)容、形式、范圍、反饋等方面的記錄。3.民主協(xié)商檔案：記錄民主協(xié)商的議題、過程、結(jié)果等相關(guān)資料。4.職工意見反饋檔案：整理職工通過各種渠道提出的意見、建議及處理情況。5.職工代表培訓(xùn)檔案：有關(guān)職工代表培訓(xùn)的計(jì)劃、組織、實(shí)施等方面的文件。6.民主管理工作考核檔案：涉及民主管理工作考核的標(biāo)準(zhǔn)、過程、結(jié)果等資料。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式，例如：2023ZG001，表示2023年職工代表大會(huì)檔案的第1份文件。2.類別代碼按照上述分類分別設(shè)定，職工代表大會(huì)檔案為ZG，廠務(wù)公開檔案為CW，民主協(xié)商檔案為MS，職工意見反饋檔案為YJ,職工代表培訓(xùn)檔案為PB，民主管理工作考核檔案為KH。3.流水號(hào)從001開始依次遞增，每個(gè)類別獨(dú)立編號(hào)。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限1.職工代表大會(huì)檔案、廠務(wù)公開檔案、民主協(xié)商檔案中的重要文件和資料應(yīng)長期保管；一般性文件和資料保管期限為10年。2.職工意見反饋檔案、職工代表培訓(xùn)檔案、民主管理工作考核檔案保管期限為5年。（三）定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱民主管理工作檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密、職工個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司民主管理工作檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)及查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見并批準(zhǔn)。3.查閱人員持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用管理1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，支持民主管理工作的開展。2.對(duì)于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題或需要進(jìn)一步了解的情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)提供幫助和解答。3.檔案利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容等，以便對(duì)檔案利用效果進(jìn)行評(píng)估和分析。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞，無法修復(fù)且無利用價(jià)值的。3.涉及公司機(jī)密、職工個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)批準(zhǔn)可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀申請(qǐng)表》交檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全和徹底。4