PAGE分公司員工檔案轉(zhuǎn)交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范分公司員工檔案的轉(zhuǎn)交工作，確保員工檔案的安全、完整和有效利用，保障員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司各分公司員工檔案的接收、保管、轉(zhuǎn)交等相關(guān)工作。（三）基本原則1.真實性原則：員工檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：確保員工檔案資料齊全，包括但不限于個人基本資料、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工檔案信息的安全，防止信息泄露。4.及時性原則：檔案轉(zhuǎn)交工作應(yīng)及時、高效進行，避免延誤影響員工正常工作和權(quán)益。二、員工檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)資料1.學(xué)歷證書（高中、中專、大專、本科、研究生等）及相關(guān)成績單。2.參加各類培訓(xùn)的證書、結(jié)業(yè)證明等。（三）工作經(jīng)歷1.勞動合同、離職證明等工作變動記錄。2.工作業(yè)績考核記錄、獎懲情況等。（四）職業(yè)資格證書如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。（五）其他資料如健康體檢報告、個人榮譽證書等。三、檔案接收（一）新員工入職檔案接收1.新員工入職時，應(yīng)按照公司要求填寫個人信息登記表，并提交相關(guān)檔案資料。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對新員工提交的檔案資料進行初步審核，檢查資料是否齊全、真實有效。3.審核通過后，將新員工檔案資料進行整理、編號，并錄入公司員工檔案管理系統(tǒng)。（二）外部調(diào)入員工檔案接收1.對于從外部調(diào)入本公司分公司的員工，調(diào)出單位應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，并提供完整的檔案資料。2.分公司人力資源部門在收到調(diào)入員工檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容與調(diào)令、勞動合同等相關(guān)文件是否一致。3.對檔案進行全面審查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在涂改、缺失等問題，應(yīng)及時與調(diào)出單位溝通解決。四、檔案保管（一）保管部門分公司員工檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管設(shè)施1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）檔案整理與分類1.按照員工類別（正式員工、試用期員工、兼職員工等）、入職時間等進行分類整理。2.每類檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和管理。（四）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案保管室，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。五、檔案轉(zhuǎn)交（一）員工離職檔案轉(zhuǎn)交1.員工離職時，人力資源部門應(yīng)提前通知員工辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.員工需填寫檔案轉(zhuǎn)出申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交人力資源部門審核。3.人力資源部門審核通過后，將員工檔案密封，并在封口處加蓋公章。4.按照員工新的工作單位要求，通過機要交通、專人送達等方式將檔案轉(zhuǎn)交給接收單位。（二）內(nèi)部調(diào)動檔案轉(zhuǎn)交1.員工在分公司內(nèi)部調(diào)動時，調(diào)出部門應(yīng)將員工檔案整理后移交給調(diào)入部門。2.雙方部門應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管室進行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。3.因特殊情況需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。六、檔案信息化管理（一）建立員工檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立分公司員工檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將員工檔案資料錄入管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，如員工信息變更、檔案資料補充等。（三）信息安全保障1.加強員工檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對管理系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對分公司員工檔案轉(zhuǎn)交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案接收、保管、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案資料的真實性、完整性和保密性是否得到保障。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況是否正常。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整