PAGE鞍山市檔案管理制度文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)鞍山市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鞍山市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全市檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理和保存本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便利性原則檔案管理工作應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、利用和檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置鞍山市設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全市檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。定期對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。負(fù)責(zé)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作年度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。2.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等工作。協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累和歸檔制度，明確文件材料的形成部門和責(zé)任人，確保文件材料的及時(shí)形成和有效積累。2.文件材料形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期向本單位檔案管理部門移交。（二）檔案收集范圍鞍山市各單位應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下幾類：1.文書檔案上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本單位形成的各類公文，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、決議、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。2.科技檔案本單位承擔(dān)的科研項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目等形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。本單位設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，如設(shè)備清單、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.會(huì)計(jì)檔案本單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。本單位財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)審計(jì)等文件材料。4.人事檔案本單位員工的個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱評(píng)定、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況、考核評(píng)價(jià)等文件材料。本單位員工的勞動(dòng)合同、聘用合同、解除勞動(dòng)關(guān)系證明等文件材料。5.聲像檔案本單位在重大活動(dòng)、會(huì)議、調(diào)研、考察等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。反映本單位歷史變遷、發(fā)展成就等方面的聲像資料。6.電子檔案本單位在辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)過程中形成的電子文件，包括電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙、電子數(shù)據(jù)等。本單位對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的電子檔案。（三）檔案整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度保管期限進(jìn)行分類，人事檔案應(yīng)按照類別個(gè)人進(jìn)行分類，聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容時(shí)間順序進(jìn)行分類，電子檔案應(yīng)按照文件類型年度保管期限進(jìn)行分類。3.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.檔案整理過程中，應(yīng)確保檔案的齊全完整，對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)不符合歸檔要求的文件材料應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或完善。5.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索查找。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架保管，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份、異地存放等，確保檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理、檢索查詢和權(quán)限控制。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案本單位制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。本單位的機(jī)構(gòu)沿革、大事記、組織史資料等。本單位的財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。本單位的重大建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等形成的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。本單位與上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位簽訂的具有長(zhǎng)期法律效力的合同、協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管的檔案本單位的一般性文件材料，保管期限為10年至50年。本單位的業(yè)務(wù)檔案，如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、技術(shù)管理等方面的檔案，保管期限為10年至30年。本單位員工的人事檔案，保管期限為員工離職后50年。3.短期保管的檔案本單位的臨時(shí)性文件材料，保管期限為1年至5年。本單位的一般性會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)等，保管期限為1年至3年。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用需求進(jìn)行定期調(diào)整。對(duì)已過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和本單位檔案管理制度，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面，綜合考慮檔案對(duì)本單位工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值和憑證作用等因素。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案行政管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)及相關(guān)記錄妥善保存，以備查考。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)本單位各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍和利用方式。（三）檔案利用程序1.查閱檔案利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等內(nèi)容。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供查閱場(chǎng)所和必要的查閱設(shè)備。利用者應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。查閱檔案結(jié)束后，利用者應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理和檢查，確保檔案的完整和安全。2.借閱檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱期限等內(nèi)容，并提供有效身份證明。檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以借閱，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。借閱期滿后，利用者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱（借閱）檔案名稱、文號(hào)、日期、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）期限、歸還日期等內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱、借閱數(shù)量、利用者分布、利用目的等方面。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)鞍山市檔案信息化建設(shè)應(yīng)圍繞檔案管理工作的實(shí)際需求，以提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平為目標(biāo)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本單位保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立檔案數(shù)字化副本。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類管理功能、檢索查詢功能、權(quán)限控制功能、統(tǒng)計(jì)分析功能、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能等，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。3.檔案資源共享平臺(tái)建設(shè)建立檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)本單位內(nèi)部檔案資源的共享和交換，提高檔案資源的利用效率。檔案資源共享平臺(tái)應(yīng)與本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和協(xié)同辦公。（三）檔案信息化建設(shè)保障措施1.組織保障各單位應(yīng)成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)工作，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，解決檔案信息化建設(shè)過程中遇到的重大問題。2.人員保障加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，定期組織培訓(xùn)和考核，提高檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.經(jīng)費(fèi)保障各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。經(jīng)費(fèi)主要用于檔案數(shù)字化設(shè)備購(gòu)置、軟件系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人員培訓(xùn)等方面。4.安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鞍山市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)