PAGE建立食品安全抽檢檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食品安全監(jiān)管，規(guī)范食品安全抽檢工作，確保食品安全信息的有效管理和追溯，保障公眾身體健康和生命安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本食品安全抽檢檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的食品安全抽檢活動(dòng)及其相關(guān)檔案管理工作，包括抽檢計(jì)劃制定、抽樣、檢驗(yàn)、結(jié)果通報(bào)、處置等全過程涉及的文件、資料和記錄。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家食品安全相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：如實(shí)記錄食品安全抽檢工作的全過程，保證檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.科學(xué)分類原則：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、使用和管理。4.安全保密原則：妥善保管檔案資料，防止泄露、丟失或損壞，確保食品安全信息安全。二、檔案管理職責(zé)分工（一）抽檢部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定食品安全抽檢計(jì)劃，并按照計(jì)劃組織實(shí)施抽樣工作。2.填寫抽樣記錄表格，詳細(xì)記錄抽樣信息，包括抽樣時(shí)間、地點(diǎn)、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次等，并確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.將抽取的樣品及時(shí)送交到指定的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)，并辦理交接手續(xù)。4.收集、整理抽檢過程中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄，并及時(shí)移交檔案管理部門。（二）檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)職責(zé)1.按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)接收的食品安全抽檢樣品進(jìn)行科學(xué)、公正、準(zhǔn)確的檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。2.妥善保管檢驗(yàn)過程中的原始記錄、數(shù)據(jù)、圖譜等資料，確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)可追溯。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檢驗(yàn)報(bào)告反饋給抽檢部門，并對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)食品安全抽檢檔案的統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和流程。2.接收、審核、整理、歸檔抽檢部門和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)移交的檔案資料，確保檔案資料符合歸檔要求。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和使用檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和清理，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行保管、銷毀等處置工作。（四）其他部門職責(zé)1.協(xié)助抽檢部門開展抽樣工作，提供必要的支持和配合。2.根據(jù)食品安全抽檢結(jié)果，負(fù)責(zé)組織實(shí)施不合格食品的處置工作，包括責(zé)令整改、下架退市、召回等，并將處置情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.抽檢計(jì)劃類：包括年度抽檢計(jì)劃、季度抽檢計(jì)劃、專項(xiàng)抽檢計(jì)劃等，記錄抽檢工作的總體安排和目標(biāo)。2.抽樣記錄類：涵蓋每次抽樣活動(dòng)的詳細(xì)記錄，如抽樣單（含電子版和紙質(zhì)版）、現(xiàn)場(chǎng)照片、抽樣視頻等，反映抽樣過程的實(shí)際情況。3.檢驗(yàn)報(bào)告類：保存由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的食品安全檢驗(yàn)報(bào)告原件，報(bào)告應(yīng)包含樣品信息、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、判定結(jié)論等內(nèi)容。4.結(jié)果通報(bào)與處置類：涉及食品安全抽檢結(jié)果的通報(bào)文件、不合格食品處置記錄、整改報(bào)告等，體現(xiàn)對(duì)抽檢結(jié)果的后續(xù)處理情況。5.其他文件類：如食品安全抽檢工作相關(guān)的通知、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告、培訓(xùn)資料等其他各類文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)，如“2023”。2.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位大寫字母表示，具體如下：“CJ”表示抽檢計(jì)劃類；“CY”表示抽樣記錄類；“JB”表示檢驗(yàn)報(bào)告類；“JC”表示結(jié)果通報(bào)與處置類；“QT”表示其他文件類。3.流水號(hào)為該類別檔案的順序編號(hào)，用四位數(shù)表示，從“0001”開始依次遞增。例如，2023年第5個(gè)抽檢計(jì)劃的編號(hào)為“2023CJ0005”；2023年第10次抽樣記錄的編號(hào)為“2023CY0010”。四、檔案歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.抽檢部門應(yīng)在每次抽樣工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將抽樣記錄等相關(guān)資料整理齊全并移交檔案管理部門。2.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)在出具檢驗(yàn)報(bào)告后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檢驗(yàn)報(bào)告原件及相關(guān)原始記錄移交檔案管理部門。3.其他涉及食品安全抽檢工作的文件、資料和記錄，相關(guān)部門應(yīng)在文件形成或事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。（二）歸檔內(nèi)容1.抽檢計(jì)劃類檔案應(yīng)包括計(jì)劃文本、制定依據(jù)、審批文件等。2.抽樣記錄類檔案應(yīng)包含抽樣單、抽樣現(xiàn)場(chǎng)照片（如有）、抽樣視頻（如有）、抽樣人員資質(zhì)證明等。抽樣單應(yīng)詳細(xì)填寫抽樣信息，并有抽樣人員和被抽樣單位人員簽字確認(rèn)；照片和視頻應(yīng)清晰反映抽樣現(xiàn)場(chǎng)情況，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等關(guān)鍵信息；抽樣人員資質(zhì)證明應(yīng)涵蓋姓名、資質(zhì)證書編號(hào)、有效期等內(nèi)容。3.檢驗(yàn)報(bào)告類檔案應(yīng)保存檢驗(yàn)報(bào)告原件，檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)加蓋檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)公章，并由授權(quán)簽字人簽字。同時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況附上檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定證書、檢驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件。4.結(jié)果通報(bào)與處置類檔案應(yīng)包括結(jié)果通報(bào)文件、不合格食品處置記錄（如責(zé)令整改通知書、下架退市記錄、召回記錄等）、整改報(bào)告等。結(jié)果通報(bào)文件應(yīng)明確通報(bào)對(duì)象、抽檢結(jié)果、要求等內(nèi)容；處置記錄應(yīng)詳細(xì)記錄不合格食品的處置措施、執(zhí)行情況、相關(guān)責(zé)任人等信息；整改報(bào)告應(yīng)包含整改措施、整改效果、復(fù)查情況等內(nèi)容。5.其他文件類檔案應(yīng)按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（三）歸檔格式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張打印或書寫，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，確保文件能夠長(zhǎng)期保存和有效讀取。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。3.照片和視頻等影像資料應(yīng)進(jìn)行整理和標(biāo)注，以清晰反映相關(guān)內(nèi)容，并按照要求存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱食品安全抽檢檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及食品安全抽檢工作的外部單位或個(gè)人（如監(jiān)管部門、合作企業(yè)等）因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱理由和查閱范圍，經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或提交查閱申請(qǐng)函。2.申請(qǐng)表或申請(qǐng)函經(jīng)審批后，檔案管理部門根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱食品安全抽檢檔案。如有特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、借閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。六、檔案保管與維護(hù)（一）保管期限1.食品安全抽檢計(jì)劃類檔案保管期限為[X]年。2.抽樣記錄類檔案保管期限為[X]年。3.檢驗(yàn)報(bào)告類檔案保管期限為[X]年。4.結(jié)果通報(bào)與處置類檔案保管期限為[X]年。5.其他文件類檔案根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限，但不得少于[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥品、除濕機(jī)、空調(diào)等，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引表，方便快速定位檔案。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)食品安全抽檢檔案進(jìn)行檢查，檢查周期為每[X]年一次。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、保管狀況等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或更換。對(duì)于不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整改。3.每次檢查結(jié)束后，應(yīng)填寫《檔案檢查記錄表》，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息，并由檢查人員簽字確認(rèn)。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.食品安全抽檢檔案保管期滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)和審批后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可