PAGE完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，包括但不限于土地、房屋、建筑物、構(gòu)筑物等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便查詢和利用。4.定期對不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析和評估，不斷改進(jìn)管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的收集、整理和移交，確保檔案資料的齊全、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和信息支持。3.在辦理涉及不動(dòng)產(chǎn)的業(yè)務(wù)時(shí)，及時(shí)查詢和利用相關(guān)檔案資料，確保業(yè)務(wù)辦理的準(zhǔn)確性和合法性。4.對本部門保管的不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好檔案資料的整理和歸檔工作，提供檔案利用方面的咨詢和服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、登記證明、購房合同、租賃合同等相關(guān)文件。2.土地出讓合同、劃撥決定書、土地使用證等土地相關(guān)檔案。3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收備案表等房屋建設(shè)相關(guān)資料。4.不動(dòng)產(chǎn)測繪報(bào)告、評估報(bào)告、鑒定報(bào)告等專業(yè)報(bào)告。5.與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、決策文件、往來函件等。6.其他與不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并由提供復(fù)印件的部門或人員簽字確認(rèn)。3.收集的檔案資料應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意涂改、損毀。（三）整理方法1.分類：按照不動(dòng)產(chǎn)的類別、形成時(shí)間、來源等進(jìn)行分類，如土地檔案、房屋檔案、建筑物檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀，便于保管和查閱。5.上架：將整理好的檔案按照分類和編號(hào)順序上架存放，便于快速查找和取用。四、檔案保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定不同檔案的保管期限，一般分為永久、長期（30年）、短期（10年）。具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案庫房進(jìn)行保管，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保持適宜的溫度和濕度。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份管理。建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可檢索性和可讀性。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。2.定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房的安全管理制度，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，確保檔案安全。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱管理1.因工作需要借閱不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制管理1.因工作需要復(fù)制不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。3.復(fù)制檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要合理控制，不得隨意擴(kuò)大復(fù)制范圍。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再需要的檔案數(shù)據(jù)。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，確保能夠及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司報(bào)告整改情況。（二）考核評價(jià)1.建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全情況、檔