PAGE會(huì)計(jì)電子檔案管理辦法制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)電子檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理。會(huì)計(jì)電子檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的電子會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等數(shù)據(jù)和資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會(huì)計(jì)電子檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，各單位財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)電子檔案的具體管理工作。2.規(guī)范操作原則：會(huì)計(jì)電子檔案的管理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范進(jìn)行，確保檔案的質(zhì)量和安全性。3.安全保密原則：加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮會(huì)計(jì)電子檔案的利用需求，提高檔案的利用效率。二、會(huì)計(jì)電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等電子版本。原始憑證應(yīng)掃描或拍照清晰、完整，記賬憑證應(yīng)與紙質(zhì)憑證內(nèi)容一致，且包含制單、審核、記賬等人員簽名或蓋章信息。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類賬簿的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)按照會(huì)計(jì)期間完整、準(zhǔn)確記錄。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等及相關(guān)附注，應(yīng)確保格式規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將涉及會(huì)計(jì)核算的電子資料傳遞給財(cái)務(wù)部門，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。傳遞過程中應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任。2.財(cái)務(wù)部門在接收電子資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。審核內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、完整性、格式規(guī)范性等。（三）整理方法1.分類：按照會(huì)計(jì)檔案的類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年份+類別代碼+順序號(hào)的方式，例如：2023KJ01001，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證類第1份檔案。3.命名：會(huì)計(jì)電子檔案的文件名應(yīng)簡潔明了，反映檔案的內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息。例如：“2023年1月記賬憑證001”。4.存儲(chǔ)：將整理好的會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰規(guī)范，便于查找和訪問。同時(shí)，應(yīng)建立備份機(jī)制，定期對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。三、會(huì)計(jì)電子檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；審計(jì)報(bào)告等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（二）保管方式1.存儲(chǔ)設(shè)備選擇：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計(jì)，以防止硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)環(huán)境要求：存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)良好的環(huán)境中，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，避免因環(huán)境因素對(duì)電子檔案造成損壞。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)檔案的重要性和變化頻率確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原存儲(chǔ)設(shè)備不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或存儲(chǔ)介質(zhì)。4.數(shù)據(jù)加密：對(duì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。（三）保管期限屆滿處理1.保管期限屆滿的會(huì)計(jì)電子檔案，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同對(duì)銷毀清冊進(jìn)行審核，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。3.對(duì)于保管期限屆滿但涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)電子檔案，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)電子檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。四、會(huì)計(jì)電子檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)、財(cái)務(wù)分析等工作需要查閱會(huì)計(jì)電子檔案。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門依法進(jìn)行審計(jì)、檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)電子檔案。3.公司其他部門因工作需要，經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意后可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)電子檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)：內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)電子檔案，由查閱人填寫《會(huì)計(jì)電子檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給財(cái)務(wù)部門。外部查閱會(huì)計(jì)電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理審批手續(xù)，提供查閱單位的介紹信、查閱人員的有效身份證件等資料，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門安排專人負(fù)責(zé)接待查閱。2.審批：財(cái)務(wù)部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保查閱目的合理、合規(guī)。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)提供會(huì)計(jì)電子檔案，并協(xié)助查閱人進(jìn)行查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行其他違規(guī)操作。查閱過程中，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，注明復(fù)制用途、份數(shù)等信息，并由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行登記。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)電子檔案歸還財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門專人進(jìn)行核對(duì)和簽收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）利用權(quán)限1.財(cái)務(wù)部門內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)電子檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要和職責(zé)范圍，在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行查閱。如會(huì)計(jì)人員查閱與本人工作相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等檔案；財(cái)務(wù)管理人員查閱涉及財(cái)務(wù)分析、預(yù)算管理等方面的檔案。2.公司其他部門人員查閱會(huì)計(jì)電子檔案，只能查閱與本部門業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案，且不得查閱涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案。查閱權(quán)限由財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)定和管理。3.外部查閱會(huì)計(jì)電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，查閱范圍和權(quán)限應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)確定。外部查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播會(huì)計(jì)電子檔案信息。五、會(huì)計(jì)電子檔案的安全與保密（一）安全防護(hù)措施1.硬件安全：對(duì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)電子檔案的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.軟件安全：選用安全可靠的會(huì)計(jì)核算軟件和檔案管理軟件，及時(shí)更新軟件補(bǔ)丁，防止軟件漏洞被利用。對(duì)軟件的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，確保不同人員只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的功能和數(shù)據(jù)。3.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全管理，劃分不同的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域，嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限。采用加密技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。（二）保密制度1.人員管理：對(duì)涉及會(huì)計(jì)電子檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)人員的日常管理和監(jiān)督，防止因人員疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露。2.信息保密：會(huì)計(jì)電子檔案中的敏感信息，如公司財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)機(jī)密等，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。在查閱、復(fù)制、傳遞檔案信息時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，確保信息安全。3.保密監(jiān)督：公司設(shè)立保密監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的安全保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全保密問題及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）應(yīng)急處置1.制定應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)可能出現(xiàn)的會(huì)計(jì)電子檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等，制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、恢復(fù)措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急演練：定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高相關(guān)人員的應(yīng)急處置能力。演練內(nèi)容應(yīng)包括模擬事故場景、組織人員進(jìn)行應(yīng)急響應(yīng)、恢復(fù)數(shù)據(jù)等環(huán)節(jié)。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)：建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份恢復(fù)測試，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等事故時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)工作應(yīng)由專業(yè)人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確?；謴?fù)后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。六、會(huì)計(jì)電子檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)各單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理部門主要負(fù)責(zé)檢查檔案的整理歸檔、保管期限、安全保密等方面的工作；財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)檢查會(huì)計(jì)電子檔案與會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的一致性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面的工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各單位是否嚴(yán)格執(zhí)行本公司制定的會(huì)計(jì)電子檔案管理辦法制度，包括檔案的收集、整理、保管、利用、安全保密等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案質(zhì)量：檢查會(huì)計(jì)電子檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范，編號(hào)是否統(tǒng)一，存儲(chǔ)是否安全等。3.安全保密措施：檢查各單位是否采取有效的安全保密措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份存儲(chǔ)等，是否存在安全隱患和信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.利用情況：檢查會(huì)計(jì)電子檔案的利用流程是否規(guī)范，利用權(quán)限是否合理，是否存在違規(guī)查閱、復(fù)制、傳播檔案信息等情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門每年至少組織一次對(duì)各單位會(huì)計(jì)電子檔案管理工作的全面檢查，通過查閱檔案資料、實(shí)地查看存儲(chǔ)設(shè)備、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)各單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案的管理情況。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理中出現(xiàn)的突出問題或重要事項(xiàng)，組織專項(xiàng)檢查，深入分析問題原因，提出整改措施和建議。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時(shí)向被