PAGE集團(tuán)公司級(jí)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)公司檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。3.集中管理集團(tuán)公司總部的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）所屬各子公司、分公司檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理制度，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的檔案管理辦法，并報(bào)集團(tuán)公司備案。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集整理、保管利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期向集團(tuán)公司檔案管理部門報(bào)送檔案管理工作情況，接受集團(tuán)公司的監(jiān)督檢查。4.配合集團(tuán)公司檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案資源共享等工作。（三）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保部門檔案的完整準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交本單位檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議、規(guī)章制度等各類紙質(zhì)和電子文件材料。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。4.人事檔案：涉及員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等人事管理檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量管理等形成的業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的識(shí)別、管理和查詢。2.文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)，如2023永久001。3.科技檔案編號(hào)根據(jù)項(xiàng)目或設(shè)備等進(jìn)行分類編號(hào)，如項(xiàng)目編號(hào)專業(yè)分類代碼流水號(hào)，如XM2023JG001。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編制，如2023會(huì)計(jì)憑證001。5.人事檔案編號(hào)可采用員工工號(hào)作為標(biāo)識(shí)。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保編號(hào)的科學(xué)性和實(shí)用性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)公司總部各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類文件材料。所屬各子公司、分公司應(yīng)參照總部要求，明確本單位檔案收集范圍。2.公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重要項(xiàng)目等形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、照片、音像等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.公司員工在工作中形成的具有參考價(jià)值的個(gè)人業(yè)務(wù)資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件的齊全完整。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門。3.涉及多個(gè)部門的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)電子文件的收集，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類排列，編制卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案按照項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，圖紙折疊成A4幅面，文字材料和圖紙分別編號(hào)、排列，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案按照檔案內(nèi)容分類整理，建立檔案目錄索引，便于查詢利用。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則,確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由集團(tuán)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：分為30年和10年。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、短期合同協(xié)議等，保管期限為10年；對(duì)相對(duì)重要一些，保管期限較長(zhǎng)的檔案，如中期規(guī)劃文件、重要業(yè)務(wù)記錄等，保管期限為30年。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類編號(hào)順序排列檔案，便于查找和管理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案檢索1.編制完善的檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、電子檔案索引等，方便檔案的查找利用。2.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動(dòng)化、智能化。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案檢索方法和技巧，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.公司員工因個(gè)人事項(xiàng)需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案的，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用手續(xù)1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用檔案名稱及范圍等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。九違約責(zé)任1.任何單位或個(gè)人違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生的，應(yīng)依法依規(guī)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對(duì)違反檔案管理制度