PAGE檔案利用與安全管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的利用與安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于檔案的有效利用，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案利用與安全管理方面的活動。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案利用與安全管理工作。2.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.高效利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率。二、檔案利用管理（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作關(guān)系，經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)，查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.申請本公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門。外單位查閱、借閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱、借閱檔案的目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門收到《檔案利用申請表》或單位介紹信后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱室或指定地點供利用者查閱。利用者查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱室的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.借閱如需借閱檔案，利用者需填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，需提前向檔案管理部門申請。利用者借閱檔案后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織。5.歸還利用者應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.檔案利用者不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用者在查閱、借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時向檔案管理部門反映，不得擅自處理。三、檔案安全管理（一）安全防護(hù)措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火報警裝置、防盜報警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施的正常運行。（二）人員安全管理1.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和安全操作規(guī)程，具備一定的安全意識和應(yīng)急處理能力。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自離崗、脫崗，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火等。3.檔案管理人員在檔案整理、查閱、借閱等工作過程中，應(yīng)注意安全，防止發(fā)生意外事故。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息系統(tǒng)。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全存儲。3.對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）應(yīng)急處置措施1.制定應(yīng)急預(yù)案：根據(jù)本公司/組織的實際情況，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程等內(nèi)容。2.定期演練：定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.及時報告：發(fā)生檔案安全事故后，檔案管理人員應(yīng)立即報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，保護(hù)檔案安全。四、檔案保管與維護(hù)（一）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號、排列的順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，不得與易燃、易爆、易腐蝕等物品混存。3.檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。（二）維護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制等處理。3.加強對電子檔案的維護(hù)，定期對電子檔案進(jìn)行備份、存儲介質(zhì)更換等工作，確保電子檔案的安全。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)本公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案利用與安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案利用與安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案利用流程的規(guī)范性。3.檔案安全防護(hù)措施的落實情況。4.檔案保管與維護(hù)工作的質(zhì)量。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對檔案利用與安全管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果形成報告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對檔案利用與安全管理工作進(jìn)行抽查。3.專項檢查：針對檔案利用與安全管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真落實整改任務(wù)，并將整改情況及時報告檔案管理監(jiān)督檢查小組。3.對于整改不力或拒不整改的責(zé)任部門和個人，公司/組織將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.制定檔案利用與安全管理培訓(xùn)計劃，定期組織檔案管理人員及相關(guān)人員參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案利用流程、檔案安全防護(hù)知識等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：邀請檔案管理專家或相關(guān)機構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供的檔案管理培訓(xùn)課程，組織員工進(jìn)行在線學(xué)習(xí)。（三）宣傳教育1.通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案利用與安全管理知識，提高員工的檔案意識。2.開展檔案利用與安全管