PAGE會計(jì)檔案管理制度15篇一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、裝訂、保管、移交等工作，并對會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)提供會計(jì)檔案保管場所，對會計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱等手續(xù)。3.其他部門協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好會計(jì)檔案的收集、整理等工作，配合檔案管理部門做好會計(jì)檔案的查閱、借閱等相關(guān)事宜。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類賬戶開設(shè)的，用來分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類賬戶開設(shè)的，用來分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供明細(xì)核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會計(jì)期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計(jì)信息的文件，包括會計(jì)報(bào)表、會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。（四）其他會計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。三、會計(jì)檔案的整理（一）會計(jì)憑證的整理1.每月末，會計(jì)人員對本月的記賬憑證進(jìn)行整理，檢查憑證編號是否連續(xù)，附件是否齊全，憑證內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.將記賬憑證按照編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大于記賬憑證的原始憑證要折疊成與記賬憑證大小一致，并避開裝訂線，以便翻閱。3.每本記賬憑證按適當(dāng)厚度（一般不超過2cm）進(jìn)行裝訂，在左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計(jì)賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。2.對于活頁賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁依次編號，撤去賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋有關(guān)人員的印章。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿冊數(shù)、起訖日期、記賬人員姓名等內(nèi)容。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的整理1.年度終了，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告按照月份、季度、半年度、年度順序進(jìn)行整理，裝訂成冊。2.在封面上注明單位名稱、年度、月份、季度、半年度、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告名稱、起訖日期、報(bào)告份數(shù)等內(nèi)容，并由編制人員、審核人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。（四）其他會計(jì)資料的整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、銀行名稱、起訖日期等內(nèi)容。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按月份、季度、年度整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、申報(bào)期間、申報(bào)稅種等內(nèi)容。3.會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書等應(yīng)按照類別和時間順序整理，分別裝訂成冊，并在封面上注明相應(yīng)的名稱和日期。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計(jì)檔案包括：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表。（二）保管要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管工作，并設(shè)立專門的會計(jì)檔案保管庫（柜），確保會計(jì)檔案存放有序，便于查閱。2.會計(jì)檔案保管庫（柜）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防磁等安全措施，保證會計(jì)檔案的安全與完整。3.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，不同類別的會計(jì)檔案應(yīng)分開存放，并在存放處標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，同時注明數(shù)據(jù)內(nèi)容、備份時間、備份人員等信息。備份存儲設(shè)備應(yīng)與原存儲設(shè)備分開存放，并異地保管。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的會計(jì)檔案，并安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保查閱過程中會計(jì)檔案的安全與完整。查閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會計(jì)檔案。3.查閱會計(jì)檔案時，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在摘錄或復(fù)制的內(nèi)容上加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要查閱或借閱公司會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的會計(jì)檔案，并與借閱單位簽訂《會計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、借閱責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過3個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員必須嚴(yán)格遵守《會計(jì)檔案借閱協(xié)議》的規(guī)定，不得將會計(jì)檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會計(jì)檔案。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還所借會計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、會計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.財(cái)務(wù)部門因工作需要變更會計(jì)檔案保管人員時，應(yīng)辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。移交人員應(yīng)編制《會計(jì)檔案移交清冊》，詳細(xì)列出移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并與接收人員進(jìn)行核對。2.移交人員和接收人員應(yīng)在《會計(jì)檔案移交清冊》上簽字確認(rèn)，并注明移交日期。交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容，當(dāng)面逐項(xiàng)點(diǎn)交清楚，如有不符，應(yīng)查明原因并在移交清冊中注明。3.會計(jì)檔案移交后，接收人員應(yīng)按照本制度的規(guī)定對會計(jì)檔案進(jìn)行保管。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)等原因終止時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前，對本公司的會計(jì)檔案進(jìn)行清理，并編制《會計(jì)檔案移交清冊》，向有關(guān)部門或單位移交。2.公司向其他單位移交會計(jì)檔案時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，并在移交清冊上注明移交單位、接收單位、移交日期、移交檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交雙方應(yīng)在移交清冊上簽字確認(rèn)。3.公司因業(yè)務(wù)需要將會計(jì)檔案委托給中介機(jī)構(gòu)代理記賬等情況時，應(yīng)簽訂委托代理協(xié)議，并按照協(xié)議約定辦理會計(jì)檔案的移交手續(xù)。七、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀程序1.會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造《會計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)上級主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級財(cái)政部門和檔案行政管理部門備案。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（二）不得銷毀的會計(jì)檔案1.保管