PAGE大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學(xué)學(xué)生會(huì)各部門及全體成員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)生會(huì)檔案由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生會(huì)工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)生會(huì)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)生會(huì)設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)檔案的日常管理工作。檔案管理辦公室設(shè)在學(xué)生會(huì)秘書處。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查詢。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向?qū)W校檔案館移交檔案，并做好交接手續(xù)。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)生會(huì)工作提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等文件材料。2.學(xué)生會(huì)組織的各類活動(dòng)方案、通知、議程、記錄、照片、視頻等資料。3.學(xué)生會(huì)成員的基本信息、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等個(gè)人檔案材料。4.學(xué)生會(huì)與其他組織或單位的往來(lái)文件、信函、協(xié)議等。5.學(xué)生會(huì)的財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案材料。6.其他與學(xué)生會(huì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對(duì)重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、活動(dòng)檔案、個(gè)人檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，方便檔案查詢。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。2.活動(dòng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。3.個(gè)人檔案應(yīng)在每年年底進(jìn)行歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將收集整理好的檔案材料移交檔案管理辦公室。2.檔案管理辦公室對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行審核、整理，符合要求的予以歸檔。3.將歸檔后的檔案存入專門的檔案柜或檔案庫(kù)房，并建立檔案臺(tái)賬。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)生會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)生會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、查考利用價(jià)值等因素確定。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足學(xué)生會(huì)工作的需要，為學(xué)生會(huì)決策、管理、服務(wù)等提供支持。（二）利用方式1.查閱：學(xué)生會(huì)成員因工作需要可查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案庫(kù)房。3.利用檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、學(xué)生會(huì)秘書長(zhǎng)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)學(xué)生會(huì)工作和社會(huì)發(fā)展的效益，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)學(xué)生會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)生會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容及要求1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。4.檔案信息安全管理：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）信息化管理實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和要求。2.配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建立檔案管理信息系統(tǒng)。3.組織檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理能力。4.按照檔案信息化建設(shè)方案的要求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)生會(huì)設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生會(huì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理監(jiān)督檢查小組由學(xué)生會(huì)主席團(tuán)成員及各部門負(fù)責(zé)人組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.《檔案收集范圍》、《檔案整理方法》、《檔案歸檔與保管》、《檔案利用與借閱》、《檔案鑒定與銷毀》等規(guī)定的落實(shí)情況。3.檔案管理工作的質(zhì)量和效率。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每學(xué)期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重要事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)