PAGE文件檔案管理制度最終版一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照文件檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件檔案的安全和保密。4.高效利用原則：充分發(fā)揮文件檔案的作用，提高文件檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供支持。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文件檔案管理工作，定期對各部門文件檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)公司文件檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)文件檔案管理信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)公司文件檔案的鑒定、銷毀工作，確保文件檔案的真實(shí)性和有效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并定期向綜合管理部門移交。2.配合綜合管理部門做好公司文件檔案的鑒定、銷毀等工作。3.嚴(yán)格遵守公司文件檔案管理制度，確保本部門文件檔案的安全和保密。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件檔案的日常管理工作，包括文件的收發(fā)、登記、整理、歸檔、保管等。2.熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，掌握文件檔案管理的相關(guān)知識和技能，不斷提高工作效率和質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守文件檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保文件檔案的安全和保密。4.積極主動(dòng)地為公司各部門提供文件檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需文件檔案。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：包括公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如合同、協(xié)議、訂單、技術(shù)文件、市場調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)文件：包括公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.人事文件：包括公司員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬、福利等方面的文件。5.其他文件：包括公司與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。（二）文件的編號1.行政文件編號：按照公司行政文件管理規(guī)定進(jìn)行編號，編號格式為：[年份][文件類別][序號]，如：2023XZ001。2.業(yè)務(wù)文件編號：根據(jù)業(yè)務(wù)文件的性質(zhì)和特點(diǎn)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門自行制定編號規(guī)則，并報(bào)綜合管理部門備案。3.財(cái)務(wù)文件編號：按照公司財(cái)務(wù)文件管理規(guī)定進(jìn)行編號，編號格式為：[年份][財(cái)務(wù)類別][序號]，如：2023CW001。4.人事文件編號：按照公司人事文件管理規(guī)定進(jìn)行編號，編號格式為：[年份][人事類別][序號]，如：2023RS001。5.其他文件編號：根據(jù)文件的來源和性質(zhì)，由綜合管理部門進(jìn)行編號。（三）文件的起草與審核1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、清晰、簡潔。2.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、可行性等。對于重要文件，還應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（四）文件的發(fā)布與傳達(dá)1.文件發(fā)布：經(jīng)審核批準(zhǔn)的文件，由綜合管理部門按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布渠道包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、電子郵件等。2.文件傳達(dá)：綜合管理部門負(fù)責(zé)將發(fā)布的文件及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，并確保文件傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。各部門應(yīng)及時(shí)組織員工學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)文件精神。（五）文件的修訂與廢止1.文件修訂：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，需要對已發(fā)布的文件進(jìn)行修訂時(shí)，由原起草部門負(fù)責(zé)提出修訂意見，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行修訂。修訂后的文件應(yīng)重新發(fā)布，并注明修訂日期。2.文件廢止：對于已不再適用或已失效的文件，由綜合管理部門及時(shí)進(jìn)行廢止處理，并在文件管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。四、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案：包括公司在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等。3.會(huì)計(jì)檔案：包括公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括公司員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、薪酬福利等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告等。6.聲像檔案：包括公司在各種活動(dòng)中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。7.電子檔案：包括公司在信息化建設(shè)過程中形成的各類電子文件，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件備份、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案的收集與整理1.檔案收集：各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將本部門形成的文件材料收集齊全，并移交綜合管理部門。綜合管理部門應(yīng)及時(shí)對各部門移交的檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理：綜合管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。整理內(nèi)容包括文件材料的裝訂、編目、編號、裝盒等。整理后的檔案應(yīng)便于保管和利用。（三）檔案的歸檔與保管1.檔案歸檔：整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等順序進(jìn)行排列存放。2.檔案保管：綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定：綜合管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和實(shí)際利用情況，提出鑒定意見。2.檔案銷毀：對于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息的徹底銷毀。（五）檔案的利用與借閱1.檔案利用：公司各部門及員工因工作需要，可以查閱和利用公司檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，及時(shí)提供所需檔案，并做好查閱記錄。2.檔案借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時(shí)歸還。五、文件檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理，提高文件檔案管理的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的信息服務(wù)。（二）信息系統(tǒng)功能1.文件檔案錄入：實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、附件等。2.文件檔案檢索：提供多種檢索方式，如按文件編號、標(biāo)題、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需文件檔案。3.文件檔案借閱管理：實(shí)現(xiàn)文件檔案借閱的在線申請、審批、登記、歸還等功能，提高借閱管理的效率和透明度。4.文件檔案權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保文件檔案的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操作相應(yīng)的文件檔案。5.文件檔案統(tǒng)計(jì)分析：對文件檔案的數(shù)量、類型、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息系統(tǒng)維護(hù)1.系統(tǒng)日常維護(hù)：定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、軟件升級、故障排除等。2.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)文件檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.用戶培訓(xùn)：定期組織用戶培訓(xùn)，使員工熟悉文件檔案管理信息系統(tǒng)的操作方法和功能，提高員工的信息化應(yīng)用能力。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部門定期對各部門文件檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改