PAGE建設(shè)單位檔案員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理工作，規(guī)范檔案員行為，提高檔案管理水平，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本建設(shè)單位所有參與項(xiàng)目建設(shè)的檔案員，以及涉及項(xiàng)目檔案管理工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程開展工作。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案員職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確檔案管理目標(biāo)、任務(wù)和要求。2.組織開展項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各參建單位的檔案管理工作，定期檢查檔案管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（二）文件收集職責(zé)1.熟悉建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程，主動(dòng)與各部門、各參建單位溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，包括但不限于項(xiàng)目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件等。2.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行初步審核，確保文件的真實(shí)性、完整性和有效性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)反饋并督促整改。（三）整理歸檔職責(zé)1.按照國(guó)家和行業(yè)規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目，建立清晰的檔案目錄體系。2.對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、裝訂和編頁(yè)，確保文件的整齊、規(guī)范和便于查閱。3.及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案庫(kù)房進(jìn)行妥善保管，并辦理交接手續(xù)。（四）保管利用職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保障檔案的安全保管。2.建立健全檔案借閱、查閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的及時(shí)歸還和安全使用。3.根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)和管理需要，積極提供檔案利用服務(wù)，為項(xiàng)目決策、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)等工作提供有力支持。（五）信息化管理職責(zé)1.推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。3.利用信息化手段提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為檔案利用提供便捷的在線查詢和下載服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工文件：竣工圖、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工結(jié)算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他文件：與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各部門、各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本單位形成的文件資料，并定期移交檔案員。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照項(xiàng)目建設(shè)程序和專業(yè)分類，對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保文件層次分明。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件等類別進(jìn)行一級(jí)分類，在每一類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程等。2.編號(hào)：對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“項(xiàng)目名稱類別年度順序號(hào)”。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修復(fù)。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案員對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行劃分，確定永久、長(zhǎng)期和短期保管的檔案。3.將審核合格的檔案資料移交檔案庫(kù)房，并辦理歸檔手續(xù)，填寫檔案歸檔登記表。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映建設(shè)項(xiàng)目主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工圖等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映建設(shè)項(xiàng)目一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為10年至50年。如施工組織設(shè)計(jì)、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.短期保管：凡是反映建設(shè)項(xiàng)目局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為1年至5年。如一般性的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，建立健全安全管理制度，確保檔案的安全。五、檔案利用與保密（一）利用原則1.遵循保密、高效、便捷的原則，為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案的合理利用。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫(kù)房查閱。檔案員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。2.借閱：確需借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途和歸還時(shí)間，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。（三）保密措施1.檔案員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和單位保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案信息予以保密。2.對(duì)檔案庫(kù)房、檔案管理信息系統(tǒng)等要害部位，應(yīng)采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露。3.在檔案利用過(guò)程中，檔案員應(yīng)對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行保密教育，提醒其不得泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)1.建立功能完善、操作簡(jiǎn)便、安全可靠的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為檔案利用提供便捷的服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案查詢模塊：提供多種查詢方式，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期等進(jìn)行查詢，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱模塊：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記和跟蹤等功能，確保檔案借閱流程的規(guī)范管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)模塊：對(duì)檔案數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)管理1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和記錄。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理知識(shí)和技能、信息化技術(shù)等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，結(jié)合實(shí)際工作案例，講解檔案管理的流程和方法。2.外部培訓(xùn)：選派檔案員參加上級(jí)主管部門或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)。3.在線學(xué)習(xí)：鼓勵(lì)檔案員利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，獲取最新的檔案管理知識(shí)和信息。（三）考核機(jī)制1.建立檔案員考核制度，對(duì)檔案員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作任