PAGE縣綜治中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣綜治中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在綜治工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣綜治中心各科室及工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣綜治中心檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映綜治工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為綜治工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善縣綜治中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.對各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本科室檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，做好檔案的分類、編號、編目等工作，確保檔案的有序存放。3.積極開展檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護(hù)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。4.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.參與檔案的鑒定銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與綜治工作相關(guān)的文件、通知、指示、會議紀(jì)要等。2.縣綜治中心制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、工作方案等。3.各類綜治工作會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.綜治工作中形成的統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料、調(diào)研成果等。5.涉及綜治工作的信訪、投訴、糾紛調(diào)解等相關(guān)材料。6.與其他部門聯(lián)合開展綜治工作形成的文件、協(xié)議、記錄等。7.綜治工作中產(chǎn)生的照片、音像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時收集本科室在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于重要的文件、資料等，應(yīng)收集原件或原始載體，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點和出處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)檔案內(nèi)容所涉及的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。保管期限分類：將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度機(jī)構(gòu)（問題）流水號的方式，如“2023綜治一科001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各科室兼職檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。3.對歸檔的檔案應(yīng)及時進(jìn)行上架存放，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映縣綜治中心主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：本單位制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。上級部門頒發(fā)的涉及本單位重要業(yè)務(wù)工作的文件。本單位年度工作計劃、總結(jié)、報告等。重要的綜治工作會議記錄、紀(jì)要等。涉及綜治工作的重大事件、重要活動的相關(guān)材料。具有歷史查考價值的其他檔案。2.長期保管凡是反映縣綜治中心一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括：本單位一般性的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)文件等。年度統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料等。一般性的綜治工作會議記錄、紀(jì)要等。信訪、投訴、糾紛調(diào)解等工作中形成的有一定查考價值的材料。與其他部門聯(lián)合開展綜治工作形成的一般性文件、協(xié)議等。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對縣綜治中心工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括：臨時性的工作計劃、總結(jié)、報告等。一般性的文件、資料等。工作中形成的一般性報表、數(shù)據(jù)等。短期有效的綜治工作方案、措施等。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.因工作需要，縣綜治中心內(nèi)部工作人員可查閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱縣綜治中心檔案的，須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、工作秘密等敏感檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，須填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，須提前向縣綜治中心提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)縣綜治中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，需由檔案管理部門工作人員陪同，并在指定地點查閱。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定登記。（三）利用反饋1.檔案利用者在利用檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際情況，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對已無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)縣綜治中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定銷毀檔案清單。（四）銷毀方式1.對確定銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，監(jiān)銷人和銷毀人應(yīng)在記錄上簽字。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交