PAGE縣檔案館辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣檔案館辦公室的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序、高效運(yùn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于縣檔案館辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效務(wù)實(shí)原則優(yōu)化工作流程，提高工作效率，注重工作實(shí)效，以滿足檔案管理和服務(wù)的實(shí)際需求。3.分工協(xié)作原則明確各崗位職責(zé)，加強(qiáng)分工協(xié)作，形成工作合力，共同推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作順利開展。4.服務(wù)至上原則以服務(wù)檔案利用者和館內(nèi)其他部門為宗旨，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和水平。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與館內(nèi)其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作銜接順暢。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、考核評(píng)價(jià)以及培訓(xùn)發(fā)展等工作。4.審核重要文件、報(bào)告等材料，對(duì)辦公室工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。5.代表辦公室與外部相關(guān)單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的外部工作環(huán)境。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。2.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮等工作。4.為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。5.參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)等工作。（三）文件收發(fā)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)各類文件、信件、資料等的收發(fā)、登記、傳遞和保管工作。2.對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，及時(shí)分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并跟蹤文件辦理情況。3.做好文件的傳閱記錄，確保文件傳閱的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)文件的清退、銷毀等工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，并做好相關(guān)記錄。（四）信息資料員職責(zé)1.收集、整理、分析與檔案工作相關(guān)的各類信息資料，為檔案管理和決策提供參考依據(jù)。2.負(fù)責(zé)辦公室信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新和發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等信息。3.協(xié)助撰寫辦公室的工作總結(jié)、匯報(bào)材料等文字材料，提高文字表達(dá)水平。4.參與檔案編研工作，挖掘檔案價(jià)值，編寫各類檔案編研資料。（五）后勤保障員職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室辦公用品、設(shè)備的采購、保管和發(fā)放工作，確保辦公物資的充足供應(yīng)。2.做好辦公室的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作，定期進(jìn)行清潔消毒，營造良好的辦公環(huán)境。3.負(fù)責(zé)辦公室設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備，保障設(shè)備正常運(yùn)行。4.協(xié)助安排辦公室的會(huì)議、活動(dòng)等后勤保障工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。三、工作流程（一）檔案收集流程1.館內(nèi)各部門形成的文件材料，由部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，定期移交至辦公室檔案管理人員。2.對(duì)于接收的外部文件、資料等，文件收發(fā)員應(yīng)及時(shí)登記，并根據(jù)內(nèi)容分送相關(guān)人員或部門，同時(shí)告知檔案管理人員進(jìn)行收集歸檔。3.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查其完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的材料，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充完善。（二）檔案整理流程1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、編號(hào)等信息，方便檢索利用。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息，然后上架存放。（三）檔案借閱流程1.檔案利用者填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至辦公室檔案管理人員。3.檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的，辦理借閱手續(xù)，向利用者發(fā)放檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無損壞、遺失等情況，辦理歸還手續(xù)。（四）文件收發(fā)流程1.收到文件后，文件收發(fā)員首先進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、文號(hào)、來文單位、日期等信息。2.對(duì)文件進(jìn)行初步審核，判斷文件的性質(zhì)和處理要求，對(duì)于重要文件及時(shí)送辦公室主任閱批。3.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或文件內(nèi)容，將文件分送相關(guān)部門或人員，并跟蹤文件辦理情況，做好文件傳閱記錄。4.文件辦理完畢后，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔或清退、銷毀等處理，并做好相應(yīng)記錄。（五）會(huì)議組織流程1.確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提前發(fā)布會(huì)議通知。2.后勤保障員負(fù)責(zé)會(huì)議場地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作。3.會(huì)議期間，做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議等信息。4.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議資料，歸檔保存，并根據(jù)會(huì)議決議跟進(jìn)相關(guān)工作落實(shí)情況。四、檔案管理規(guī)范（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。即先按年度將檔案分為若干類別，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類，最后按保管期限分為永久、長期、短期三類。（二）檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+案卷順序號(hào)”的格式。例如，2023年某部門形成的永久檔案，編號(hào)為202301Y001，其中“2023”為年度，“01”為機(jī)構(gòu)代碼，“Y”為永久保管期限代碼，“001”為案卷順序號(hào)。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映本館主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本館、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案保管期限為16年至50年的檔案，主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本館工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案保管期限為短期保管的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本館工作有查考利用價(jià)值的檔案。（四）檔案庫房管理要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不得混放。3.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格限制非庫房管理人員進(jìn)入庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在庫房管理人員的陪同下進(jìn)行。（五）檔案信息化管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案目錄和全文數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。2.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，提高檔案信息化管理水平。五、文件管理規(guī)范（一）文件起草與審核1.以辦公室名義起草的文件，由相關(guān)崗位人員負(fù)責(zé)起草，起草過程中應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.文件起草完成后，先由起草人進(jìn)行自我審核，然后提交辦公室主任審核。辦公室主任對(duì)文件的內(nèi)容、政策依據(jù)、文字表述等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.涉及重要事項(xiàng)、政策法規(guī)等的文件，需經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)后，方可印發(fā)。（二）文件印發(fā)與存檔1.文件審核通過后，按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版，交由文件收發(fā)員進(jìn)行編號(hào)、登記。2.根據(jù)文件的印發(fā)范圍，通過機(jī)要交換、電子郵件、專人送達(dá)等方式進(jìn)行印發(fā)，并做好文件發(fā)放記錄。3.文件印發(fā)后，文件收發(fā)員負(fù)責(zé)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔，確保文件的完整保存。（三）文件保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件進(jìn)行保密管理。2.確定文件的密級(jí)，按照密級(jí)要求進(jìn)行保管和傳遞，限制知悉范圍。3.對(duì)文件的起草、審核、印發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。六、信息管理規(guī)范（一）信息收集與整理1.信息資料員應(yīng)廣泛收集與檔案工作相關(guān)的各類信息，包括政策法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、學(xué)術(shù)研究成果、館內(nèi)工作進(jìn)展等。2.對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，篩選出有價(jià)值的信息，進(jìn)行分類、歸納和分析，形成條理清晰的信息資料。（二）信息發(fā)布與共享1.利用辦公室信息系統(tǒng)、館內(nèi)公告欄等渠道，及時(shí)發(fā)布檔案工作動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)解讀、業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)等信息，方便全體工作人員查閱和學(xué)習(xí)。2.建立信息共享機(jī)制，對(duì)于涉及多個(gè)部門的信息，及時(shí)進(jìn)行溝通和共享，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)信息安全意識(shí)教育，提高全體工作人員的信息安全防范能力。2.對(duì)辦公室信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。3.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全問題，確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。七、后勤管理規(guī)范（一）辦公用品管理1.制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際需求合理采購辦公用品，避免浪費(fèi)。2.建立辦公用品領(lǐng)用制度，工作人員領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后到指定地點(diǎn)領(lǐng)取。3.定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫存數(shù)量，確保賬實(shí)相符。對(duì)于損壞、過期等不再使用的辦公用品，及時(shí)進(jìn)行清理和報(bào)廢處理。（二）設(shè)備管理1.建立辦公室設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門、維護(hù)情況等信息。2.制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于設(shè)備故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.設(shè)備更新或報(bào)廢時(shí)，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)調(diào)整設(shè)備臺(tái)賬。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.明確辦公室環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域，各崗位人員負(fù)責(zé)本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作。2.定期進(jìn)行辦公室環(huán)境衛(wèi)生大掃除，保持桌面、地面、門窗等清潔衛(wèi)生。3.做好垃圾分類處理工作，保持辦公環(huán)境整潔有序。八、人員培訓(xùn)與考核（一）人員培訓(xùn)1.制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)辦公室人員的崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，確定培訓(xùn)內(nèi)容和方式。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)、辦公軟件操作、溝通技巧等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地考察等多種形式，提高培訓(xùn)效果。4.鼓勵(lì)工作人員積極參加各類培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)培訓(xùn)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（二）人員考核1.建立科學(xué)合理的人員考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)辦公室工作人員的德、能、勤、績、廉等方面進(jìn)行全面考核。2.考核方式包括日常考核、年度考核等，日?？己酥饕涗浌ぷ魅藛T的日常工作表現(xiàn)，年度考核在日?？己说幕A(chǔ)上，結(jié)合個(gè)人工作總結(jié)、民主