PAGE村級扶貧辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村級扶貧辦檔案管理，確保扶貧工作檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村級扶貧辦在開展扶貧工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村級扶貧辦檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映扶貧工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的分類標準和整理方法進行檔案管理，保證檔案管理工作規(guī)范有序。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責村級扶貧辦檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等處理，建立檔案檢索工具。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.積極為扶貧工作提供檔案信息服務，按照規(guī)定向有關部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務。（二）各扶貧工作崗位人員職責1.在工作過程中及時形成和積累各類文件、資料、記錄等，并按照檔案管理要求進行整理和移交。2.配合檔案管理人員做好檔案的收集、整理等工作，確保檔案內容真實、準確、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級扶貧部門下發(fā)的各類文件、通知、政策法規(guī)等。2.村級扶貧工作計劃、總結、報告等。3.扶貧項目申報、審批、實施、驗收等過程中形成的文件、資料、記錄。4.貧困對象識別、幫扶、退出等相關資料。5.扶貧資金使用管理過程中形成的文件、憑證、報表等。6.扶貧工作會議記錄、紀要等。7.其他與扶貧工作相關的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各崗位人員應及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.對電子文件應同時收集其紙質版本或進行備份，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照扶貧工作的業(yè)務內容和檔案的形成特點，將檔案分為綜合管理類、項目管理類、貧困對象管理類、資金管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，確保檔案信息清晰可查。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應定期對收集整理好的檔案進行歸檔，將檔案按照分類和編號順序放入檔案柜或檔案盒中。2.歸檔時應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。（二）保管1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，不同類別的檔案應分開保管，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應妥善保管，定期進行檢查和更新。五、檔案的利用（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.檔案管理人員對查閱申請進行審核，經批準后方可提供查閱服務。3.查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案管理人員對借閱申請進行審核，經批準后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應出具有效證件，并與檔案管理人員簽訂檔案借閱承諾書，保證按時歸還檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容等。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完整、有無損壞等情況，如有問題應及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理人員和相關業(yè)務人員參加，對檔案的內容、價值等進行綜合評估。3.根據(jù)鑒定結果，將檔案分為永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）和無需保管等類別。（二）銷毀1.對無需保管的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀申請表經批準后，由檔案管理人員和相關監(jiān)督人員共同對檔案進行銷毀。3.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。4.銷毀記錄應與檔案銷毀申請表等材料一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫1.對紙質檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內容錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應包括檔案的基本信息、內容摘要、分類編號等內容，便于查詢和利用。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，提高檔案管理工作效率。2.對檔案信息進行安全加密處理，防止檔案信息泄露。3.根據(jù)檔案保管期限等要求，對檔案進行自動提醒和預警，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）電子檔案管理1.對電子文件進行規(guī)范命名和分類存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。2.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害等原因導致電子檔案丟失。3.加強電子檔案的安全管理，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和修改。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.村級扶貧辦應定期對檔案管理工作進行內部檢查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理歸檔情況、檔案的保管利用情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督