PAGE財務室檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強財務室檔案室的管理，確保財務檔案的安全、完整和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司財務室檔案室的所有工作人員以及涉及財務檔案查閱、借閱、使用的相關人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保財務檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：財務檔案應如實反映公司財務活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：涵蓋公司財務工作全過程形成的各類檔案資料，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：對涉及公司機密的財務檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：在保證檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱、借閱服務，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）財務室負責人職責1.全面負責財務室檔案室的管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.協(xié)調與其他部門的關系，保障財務檔案管理工作順利開展。（二）檔案管理人員職責1.負責財務檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全財務檔案目錄索引，方便檔案的查閱和利用。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和跟蹤管理。4.定期對檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風良好，并做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（三）財務人員職責1.按照檔案管理要求，及時將財務工作中形成的各類文件材料整理、移交檔案管理人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，配合檔案管理人員做好相關登記和手續(xù)辦理工作。3.對涉及本人經(jīng)辦業(yè)務的檔案真實性負責，不得擅自銷毀或隱匿檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬（包括日記總賬）、明細賬、日記賬、輔助賬簿等。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及附注，財務情況說明書等。4.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、發(fā)票存根等。5.銀行對賬單及余額調節(jié)表。6.財務預算、決算資料。7.財務審計報告、驗資報告、資產(chǎn)評估報告等。8.經(jīng)濟合同：涉及財務收支的各類合同協(xié)議。9.財務審批文件：包括費用報銷審批單、資金支付審批單等。10.其他與財務工作相關的重要文件資料。（二）收集要求1.財務人員應在每月末或每季度末及時將本期間形成的財務檔案資料整理好，移交檔案管理人員。2.移交的檔案資料應內(nèi)容完整、字跡清晰、簽章齊全，按照規(guī)定的格式和要求進行整理。3.對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行保存。（三）整理方法與標準1.會計憑證應按照編號順序排列，附件齊全，折疊整齊，加具封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。2.會計賬簿應按年度分類整理，每本賬簿應編制目錄，注明科目名稱、頁碼等信息。3.財務報告應按年度裝訂成冊，封面注明報告名稱、年度、月份等信息。4.其他檔案資料應根據(jù)其性質和類別進行分類整理，同一類別的資料應按照時間順序排列。5.檔案管理人員應對整理好的檔案進行逐一核對，確保檔案資料的準確性和完整性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的財務檔案進行審核，確認無誤后進行歸檔。2.按照檔案類別和年度，將檔案分別存入相應的檔案柜或存儲設備中，并建立檔案索引目錄。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管期限1.會計憑證、會計賬簿保管期限為30年。2.財務報告、稅務資料等保管期限為10年。3.其他涉及重要財務事項的檔案應根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于10年。4.法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）保管要求1.檔案庫房應保持干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案柜應定期進行檢查和維護，確保其安全性和可靠性。4.對磁性介質存儲的電子檔案，應定期進行拷貝和轉存，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應確保門窗關閉、設備斷電。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的查閱范圍，在指定地點提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改或標記，如需摘錄或復制部分內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應及時檢查檔案是否完好無損。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責人和財務室負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應對借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，辦理借閱登記，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預計歸還日期等信息，并要求借閱人員簽字確認。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自帶出公司。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司財務檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《財務檔案外部查閱（借閱）申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時間等信息，經(jīng)公司財務室負責人和公司主管領導簽字批準后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)，并收取一定的查閱或借閱費用。2.檔案管理人員應根據(jù)批準的申請表，嚴格按照規(guī)定提供查閱或借閱服務，并對查閱或借閱過程進行全程監(jiān)督。3.外部查閱或借閱人員應遵守公司的檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容，如需摘錄或復制部分內(nèi)容，應經(jīng)公司同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應對涉及公司機密的財務檔案嚴格保密，不得向無關人員透露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員注意保密事項，不得在公共場所談論檔案內(nèi)容。3.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。4.檔案管理人員應定期參加保密培訓，提高保密意識和技能水平。（二）安全管理1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如防火設備、防盜報警裝置、防潮設備等，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。4.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠迅速、有效地保護檔案安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員應定期對保管期滿的財務檔案進行鑒定，確定是否可以銷毀。2.成立檔案鑒定小組，由財務室負責人、檔案管理人員及相關財務人員組成，對擬銷毀的檔案進行審核。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值等因素，綜合評估檔案是否仍有保存必要。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《財務檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報公司主管領導批準。2.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責實施。監(jiān)銷人員應由公司內(nèi)部非檔案管理人員