PAGE檔案室醫(yī)院管理制度及職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案室負(fù)責(zé)對全院檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息予以保密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管與保護(hù)，做好檔案庫房防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和修復(fù)。5.按照規(guī)定向醫(yī)院內(nèi)部各科室及外部有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對醫(yī)院各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙耷覠o保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。9.收集整理醫(yī)院檔案工作的相關(guān)資料，編寫檔案工作大事記，積累檔案工作經(jīng)驗。（二）各科室兼職檔案員職責(zé)1.在檔案室指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作。2.按照檔案管理要求，及時將本科室形成的各類檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本科室檔案的臨時保管，確保檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.積極配合檔案室開展檔案管理工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。（三）醫(yī)院員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案管理制度，自覺維護(hù)檔案的安全和完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理、歸檔，交本科室兼職檔案員統(tǒng)一管理。3.因工作需要查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。4.不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容，對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息要嚴(yán)格保密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事管理、財務(wù)管理、審計工作等文件。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理、病歷管理、護(hù)理管理等相關(guān)資料。4.教學(xué)管理類：包含醫(yī)院教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實習(xí)管理、教學(xué)評估等文件。5.科研管理類：主要有科研項目申報、科研成果管理、科研論文發(fā)表、科研合作等方面的檔案。6.設(shè)備管理類：記錄醫(yī)院設(shè)備采購、驗收、使用、維護(hù)、報廢等全過程的文件材料。7.物資管理類：包括醫(yī)院物資采購、庫存管理、物資供應(yīng)等方面的資料。8.基建管理類：涉及醫(yī)院基本建設(shè)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件。9.信息管理類：如醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)劃、信息系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等相關(guān)檔案。10.聲像檔案類：包括醫(yī)院重大活動、醫(yī)療技術(shù)操作、科研成果等方面的照片、錄音、錄像等資料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023YLGL001，表示2023年形成的醫(yī)療管理類第1份檔案。具體編號規(guī)則如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如2023。2.類別：用大寫字母表示檔案所屬類別，如黨群工作類用“DQ”表示，行政管理類用“XZ”表示等。3.流水號：按檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫流水號，從001開始。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)院在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與醫(yī)院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.醫(yī)院對外簽訂的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。4.醫(yī)院內(nèi)部各科室之間的往來文件、報告、報表等。5.醫(yī)院員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、科研成果、論文等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)定期對本科室形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料齊全、完整。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)及時收集，并指定專人負(fù)責(zé)整理。3.醫(yī)院員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時交本科室兼職檔案員，不得據(jù)為己有。4.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行整理或復(fù)制。（三）整理方法及要求1.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分或合并。3.對文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等。4.按照卷內(nèi)文件排列順序，依次編寫頁碼，頁碼應(yīng)標(biāo)注在文件正面的右上角或背面的左上角。5.對破損或褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。6.整理好的檔案應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線的裝訂方法，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的查閱。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅固耐用，符合檔案保管要求。3.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.配備防火、防盜報警裝置，如煙霧報警器、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。（二）檔案存放1.按照檔案分類順序，將檔案上架存放，不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)直立存放，排列整齊，避免檔案相互擠壓、變形。3.對珍貴、易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員。2.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物對檔案造成損害。4.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)節(jié)措施。5.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品。六、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱醫(yī)院檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）利用登記與跟蹤管理1.檔案室應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.對借閱的檔案，檔案室應(yīng)定期進(jìn)行跟蹤檢查，督促借閱人員按時歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員責(zé)任。3.查閱、借閱檔案形成的查閱記錄、借閱記錄等應(yīng)妥善保存，作為檔案利用工作的重要資料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容的原則，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.充分考慮醫(yī)院各項工作的發(fā)展和變化，確保具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案得到妥善保存。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各科室兼職檔案員代表及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定工作小組定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)注明檔案名稱、年度、類別、保管期限、銷毀原因等，并由鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。4.將《檔案銷毀鑒定表》報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方法與要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確認(rèn)檔案已全部銷毀后，在銷毀清冊上簽字。3.銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、年度、類別、數(shù)量等信息，一式兩份，一份留存檔案室，一份交醫(yī)院財務(wù)部門存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為醫(yī)院各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集與錄入1.對醫(yī)院現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲要求，一般不低于300dpi。2.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.將掃描后的數(shù)字化檔案錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，同時錄入檔案目錄信息，方便檔案的檢索和查詢。使用與維護(hù)