PAGE拆遷檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司拆遷檔案管理，確保拆遷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮拆遷檔案在公司拆遷工作及后續(xù)相關(guān)事務(wù)中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的所有拆遷項(xiàng)目檔案的管理工作，包括拆遷項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、實(shí)施過(guò)程、后期收尾等各個(gè)階段形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)拆遷檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映拆遷工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照拆遷工作的流程和檔案的形成特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司拆遷檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門在拆遷工作中形成檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司拆遷檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）拆遷項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)本項(xiàng)目形成的檔案材料進(jìn)行初步審核，保證檔案內(nèi)容符合要求。3.及時(shí)向檔案管理部門移交本項(xiàng)目的檔案，并辦理交接手續(xù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在拆遷工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.拆遷項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃許可證、土地使用證、拆遷許可證、拆遷計(jì)劃和拆遷方案等。2.拆遷實(shí)施階段：拆遷補(bǔ)償協(xié)議、評(píng)估報(bào)告、房屋騰空交接記錄、拆遷現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像、錄音等。3.后期收尾階段：拆遷工作總結(jié)、審計(jì)報(bào)告、信訪處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，紙張規(guī)格應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目立項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)前期文件材料，并在項(xiàng)目啟動(dòng)前移交檔案管理部門。2.拆遷實(shí)施過(guò)程中，各部門應(yīng)每月定期將本月形成的檔案材料移交檔案管理部門。3.項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)完成全部檔案的收集和整理工作，并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、拆遷許可證、拆遷計(jì)劃和拆遷方案等。2.拆遷補(bǔ)償類：拆遷補(bǔ)償協(xié)議、評(píng)估報(bào)告、補(bǔ)償費(fèi)用發(fā)放記錄等。3.房屋騰空類：房屋騰空交接記錄、房屋拆除記錄等。4.影像資料類：拆遷現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像、錄音等。5.其他類：包括信訪處理記錄、審計(jì)報(bào)告、工作總結(jié)等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類清晰、編號(hào)準(zhǔn)確、目錄完整。2.檔案材料應(yīng)保持其原始順序，不得隨意打亂或增減。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好檔案材料后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行審核，審核合格后辦理簽收手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將審核后的檔案材料進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房或檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每月底前將本月整理好的檔案材料移交檔案管理部門。2.項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案材料一一對(duì)應(yīng)。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔情況，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、歸檔時(shí)間等。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保管期限1.拆遷檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、拆遷許可證、拆遷補(bǔ)償協(xié)議等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括房屋騰空交接記錄、評(píng)估報(bào)告等，保管期限為30年。4.短期保管的檔案包括拆遷現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像等，保管期限為10年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案查閱與借閱(一)查閱流程1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。(二)借閱流程1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門按照申請(qǐng)表的內(nèi)容，為借閱人員提供檔案，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。(三)查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱和借閱范圍。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)查閱和借閱檔案的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。八、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司拆遷檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司拆遷工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。(二)信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司拆遷檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。(三)信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必