PAGE檔案館日常工作記錄制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案館日常工作管理，確保工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，提高工作效率，保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)日常工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工作記錄應(yīng)如實(shí)反映檔案工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄。2.完整性原則：全面記錄工作過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)信息，確保記錄無遺漏。3.及時(shí)性原則：及時(shí)進(jìn)行工作記錄，不得拖延，保證記錄的時(shí)效性。4.保密性原則：涉及檔案機(jī)密信息的記錄，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、工作記錄內(nèi)容及要求（一）檔案收集工作記錄1.來源記錄詳細(xì)記錄檔案的來源渠道，如機(jī)關(guān)單位移交、社會(huì)捐贈(zèng)、個(gè)人寄存等。對(duì)于機(jī)關(guān)單位移交，記錄移交單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、移交時(shí)間等信息。對(duì)于社會(huì)捐贈(zèng)和個(gè)人寄存，記錄捐贈(zèng)人或寄存人的姓名、聯(lián)系方式、捐贈(zèng)或寄存時(shí)間、捐贈(zèng)或寄存檔案的簡(jiǎn)要說明等。2.收集過程記錄每次收集工作開展前，制定收集計(jì)劃，記錄計(jì)劃的內(nèi)容，包括收集范圍、收集方式、時(shí)間安排等。在收集過程中，記錄與檔案提供者的溝通情況，如溝通時(shí)間、溝通內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)等。詳細(xì)記錄收集到的檔案數(shù)量、種類、載體形式等信息，對(duì)于重要檔案，應(yīng)單獨(dú)注明其特殊情況或價(jià)值說明。（二）檔案整理工作記錄1.整理流程記錄按照檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)流程，依次記錄各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。如分類方案的制定過程，包括分類依據(jù)、類目設(shè)置等；編號(hào)規(guī)則的確定，記錄編號(hào)的方法、范圍等。對(duì)于檔案的裝訂、編頁、裝盒等具體操作，記錄操作時(shí)間、操作人員、操作過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。2.整理結(jié)果記錄整理完成后，詳細(xì)記錄整理后的檔案數(shù)量、分類情況、編號(hào)情況等。建立整理后的檔案目錄清單，記錄每份檔案的題名、日期、保管期限、檔號(hào)等關(guān)鍵信息，并確保目錄清單與實(shí)際檔案一一對(duì)應(yīng)。（三）檔案保管工作記錄1.庫房管理記錄記錄庫房的日常巡查情況，包括巡查時(shí)間、巡查人員、巡查內(nèi)容（如溫濕度、清潔狀況、設(shè)備運(yùn)行情況等）及發(fā)現(xiàn)的問題和處理結(jié)果。記錄庫房溫濕度的變化情況，每日定時(shí)記錄溫濕度數(shù)值，繪制溫濕度變化曲線，以便及時(shí)掌握庫房環(huán)境狀況。對(duì)于庫房設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作，記錄設(shè)備名稱、維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維護(hù)保養(yǎng)人員等信息。2.檔案存儲(chǔ)記錄記錄檔案上架情況，包括檔案上架的時(shí)間、上架人員、上架順序等，確保檔案存放有序，便于查找。對(duì)于檔案的存儲(chǔ)位置變動(dòng)情況，詳細(xì)記錄變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、涉及檔案范圍、原存儲(chǔ)位置和新存儲(chǔ)位置等信息。建立檔案存儲(chǔ)位置索引，記錄每類檔案及每份檔案的具體存儲(chǔ)位置，方便快速定位檔案。（四）檔案利用工作記錄1.利用申請(qǐng)記錄詳細(xì)記錄利用者的基本信息，包括姓名、單位、聯(lián)系方式、利用目的等。記錄利用申請(qǐng)的時(shí)間、申請(qǐng)利用的檔案范圍、申請(qǐng)利用的方式（查閱、借閱、復(fù)制等）。2.利用審批記錄記錄利用申請(qǐng)的審批過程，包括審批人、審批時(shí)間、審批意見等。對(duì)于不符合利用規(guī)定的申請(qǐng)，記錄拒絕原因及與利用者的溝通情況。3.利用過程記錄若為查閱利用，記錄查閱時(shí)間、查閱地點(diǎn)、查閱人員、查閱檔案內(nèi)容等信息。若為借閱利用，記錄借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人員、歸還時(shí)間等信息。對(duì)于逾期未還的情況，記錄催還過程及結(jié)果。若為復(fù)制利用，記錄復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人員、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制方式（原件復(fù)制、縮微復(fù)制等）等信息。4.利用效果反饋記錄定期收集利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的反饋意見，記錄反饋時(shí)間、反饋人、反饋內(nèi)容等。對(duì)利用效果進(jìn)行評(píng)估，記錄評(píng)估時(shí)間、評(píng)估人員、評(píng)估指標(biāo)（如利用滿意度、利用對(duì)工作的幫助程度等）及評(píng)估結(jié)果，以便不斷改進(jìn)檔案利用工作。三、工作記錄方式及載體（一）紙質(zhì)記錄1.設(shè)計(jì)專門的工作記錄簿，用于記錄日常工作中的關(guān)鍵信息。記錄簿應(yīng)包含日期、工作內(nèi)容、記錄人等基本欄目，確保記錄清晰、規(guī)范。2.對(duì)于重要的工作事項(xiàng)或需要詳細(xì)說明的情況，可以采用紙質(zhì)文檔進(jìn)行記錄，并附在相應(yīng)的工作記錄簿之后。紙質(zhì)文檔應(yīng)注明標(biāo)題、日期、記錄人等信息，以便查閱和整理。（二）電子記錄1.利用辦公軟件（如Excel、Word等）制作電子表格或文檔，記錄工作信息。電子記錄應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立專門的檔案管理信息系統(tǒng)，將工作記錄納入系統(tǒng)進(jìn)行管理。通過系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)工作記錄的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高工作效率和管理水平。在信息系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問和修改相關(guān)記錄。四、工作記錄的審核與歸檔（一）審核1.每日工作結(jié)束后，工作人員應(yīng)對(duì)自己當(dāng)天的工作記錄進(jìn)行自查，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.部門負(fù)責(zé)人定期對(duì)本部門工作人員的工作記錄進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括記錄的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給相關(guān)工作人員，并要求其進(jìn)行整改。3.檔案館定期組織全面的工作記錄審核工作，由檔案管理負(fù)責(zé)人牽頭，各部門負(fù)責(zé)人參與。審核范圍涵蓋一段時(shí)間內(nèi)的所有工作記錄，審核結(jié)果作為對(duì)工作人員績(jī)效考核和檔案管理工作質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù)。（二）歸檔1.工作記錄審核無誤后，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)工作記錄應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并編制相應(yīng)的目錄清單。2.電子工作記錄應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤、光盤等）和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄索引，便于快速查找和調(diào)用。同時(shí)，定期對(duì)電子工作記錄進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.歸檔后的工作記錄應(yīng)妥善保管，設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取必要的安全防護(hù)措施，防止記錄損壞、丟失或泄露。五、工作記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.本檔案館工作人員因工作需要查閱工作記錄的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息。2.外單位人員因工作需要查閱本檔案館工作記錄的，須持有單位介紹信，并經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播記錄內(nèi)容。3.涉及檔案機(jī)密信息的工作記錄，查閱權(quán)限嚴(yán)格限定在經(jīng)過授權(quán)的人員范圍內(nèi)。授權(quán)人員查閱時(shí)，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，不得將記錄帶出規(guī)定的查閱場(chǎng)所，不得向無關(guān)人員透露記錄內(nèi)容。（二）使用要求1.查閱工作記錄時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)記錄載體，不得在記錄上涂改、污損、折疊或撕毀。如因工作需要進(jìn)行摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.工作記錄僅供查閱和使用與檔案管理工作相關(guān)的事項(xiàng)，不得用于其他非工作目的。查閱人員應(yīng)遵守職業(yè)道德，不得泄露記錄中涉及的敏感信息和個(gè)人隱私。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還工作記錄，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的記錄進(jìn)行檢查，確保記錄完整無損。六、工作記錄的保存期限（一）短期保存1.對(duì)于一般性的工作記錄，如日常巡查記錄、利用申請(qǐng)審批記錄等，保存期限為[X]年。在保存期限內(nèi)，如無特殊需要，可定期進(jìn)行清理銷毀。2.短期保存的工作記錄應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行妥善保管，確保在保存期限內(nèi)能夠隨時(shí)查閱和調(diào)用。（二）長(zhǎng)期保存1.涉及檔案收集、整理、保管等重要環(huán)節(jié)的工作記錄，如檔案整理方案、庫房建設(shè)規(guī)劃、檔案鑒定報(bào)告等，保存期限為[X]年。這些記錄對(duì)于維護(hù)檔案管理工作的連續(xù)性和追溯性具有重要意義，應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.長(zhǎng)期保存的工作記錄應(yīng)采用更為嚴(yán)格的保管措施，如備份存儲(chǔ)、異地存放等，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е掠涗泚G失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)長(zhǎng)期保存的記錄進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保記錄的完整性和可讀性。