PAGE承包人檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織承包人檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有與承包人相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于承包合同、協(xié)議、往來文件、項(xiàng)目資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)承包人檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，對(duì)承包人檔案進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保承包人檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著承包項(xiàng)目的進(jìn)展和結(jié)束，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，保證檔案的時(shí)效性和完整性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善承包人檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)承包人檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對(duì)承包人檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.建立承包人檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，負(fù)責(zé)督促和指導(dǎo)相關(guān)人員及時(shí)收集、整理與項(xiàng)目有關(guān)的承包人檔案資料，并按要求移交檔案管理部門。2.對(duì)移交的檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.根據(jù)工作需要，配合檔案管理部門查閱和使用承包人檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。負(fù)責(zé)承包人檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，確保檔案的有序存放。做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。及時(shí)更新檔案信息，保證檔案的時(shí)效性。協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理的其他工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.承包合同及相關(guān)協(xié)議，包括但不限于工程承包合同、采購(gòu)承包合同、服務(wù)承包合同等。2.承包人的資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等。3.項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。4.項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、結(jié)算報(bào)告等。6.與承包人的往來信函、會(huì)議紀(jì)要、傳真、電子郵件等。7.其他與承包人相關(guān)的重要文件。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將承包人檔案分為合同類、資質(zhì)類、項(xiàng)目前期類、項(xiàng)目實(shí)施類、項(xiàng)目驗(yàn)收類、往來文件類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)等信息。3.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和管理。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集整理好的承包人檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的及時(shí)入庫(kù)。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。3.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。（二）保管期限1.承包人檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司/組織重大權(quán)益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或?qū)?組織發(fā)展有重要影響的檔案，如承包合同、重要項(xiàng)目的全套資料等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為10年至50年的檔案，如一般性項(xiàng)目的檔案資料等。短期保管的檔案：保管期限為1年至10年的檔案，如臨時(shí)性項(xiàng)目的檔案資料等。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保管。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱承包人檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱承包人檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為申請(qǐng)人提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.承包人檔案僅供查閱和利用，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像、傳播或用于其他目的。因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)承包人檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)承包人檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)超過保管期限的承包人檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立承包人檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)承包人檔案進(jìn)行掃描、錄入等處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編號(hào)管理、編目管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)