PAGE投資發(fā)展部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)投資發(fā)展部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在投資決策、項(xiàng)目管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于投資發(fā)展部在投資項(xiàng)目策劃、市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目評(píng)估、投資決策、項(xiàng)目實(shí)施及后續(xù)管理等全過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則投資發(fā)展部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映投資發(fā)展部各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理投資發(fā)展部在工作中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員職責(zé)1.投資發(fā)展部設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉投資發(fā)展部業(yè)務(wù)流程，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度和工作流程，提高檔案管理水平。（二）各業(yè)務(wù)崗位人員職責(zé)1.投資發(fā)展部各業(yè)務(wù)崗位人員負(fù)責(zé)本崗位工作中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理人員。2.在檔案形成過(guò)程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.投資項(xiàng)目前期資料，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目備案或核準(zhǔn)文件等。2.市場(chǎng)調(diào)研資料，如行業(yè)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.項(xiàng)目評(píng)估資料，包括評(píng)估報(bào)告、專家意見(jiàn)、評(píng)估會(huì)議記錄等。4.投資決策文件，如董事會(huì)決議、投資決策會(huì)議紀(jì)要、投資合同等。5.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.與投資項(xiàng)目相關(guān)的往來(lái)信函、電子郵件、傳真等。7.其他與投資發(fā)展部工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確定檔案類別，如投資項(xiàng)目類、市場(chǎng)調(diào)研類、項(xiàng)目評(píng)估類等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.按照檔案編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔的檔案應(yīng)排列整齊，存放有序，便于查找和利用。（二）保管期限劃分1.永久保管檔案涉及公司重大投資決策、核心商業(yè)機(jī)密、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和法律憑證作用的檔案，如公司章程、投資合同、重大項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管檔案根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，定期保管檔案的保管期限分為3年、5年、10年等。具體保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容確定，如一般性的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告保管期限為3年，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的階段性報(bào)告保管期限為5年等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保電子檔案的保密性和完整性。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管環(huán)境等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理，并記錄相關(guān)情況。3.每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與檔案目錄一致。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定（內(nèi)部查閱）1.投資發(fā)展部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定（外部借閱）1.因工作需要，外部單位或個(gè)人需借閱投資發(fā)展部檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責(zé)任、歸還期限、違約責(zé)任等。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期間，檔案管理人員應(yīng)定期跟蹤檔案的使用情況，確保檔案按時(shí)歸還。5.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱、借閱記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員、查閱或借閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。查閱、借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于已失去保存價(jià)值且無(wú)繼續(xù)利用必要的檔案，可予以銷毀。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，判斷其是否具有歷史價(jià)值、法律價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)投資發(fā)展部負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的投資發(fā)展部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并與原紙質(zhì)檔案一同保管。數(shù)字化檔案應(yīng)格式規(guī)范、圖像清晰，符合檔案管理要求。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)搭建電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類存儲(chǔ)、元數(shù)據(jù)管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全性高、穩(wěn)定性強(qiáng)、操作簡(jiǎn)便等特點(diǎn)。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的