PAGE客戶供應商檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司客戶與供應商檔案的規(guī)范化管理，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及客戶與供應商信息管理的部門及人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映客戶與供應商的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集客戶與供應商的各類相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密的檔案信息予以保密。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)客戶與供應商的業(yè)務變動情況，及時更新檔案信息，保持檔案的時效性。二、客戶檔案管理（一）客戶檔案的建立1.客戶信息收集銷售部門、市場部門等在與客戶建立業(yè)務關(guān)系時，負責收集客戶的基本信息，包括但不限于客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。對于重要客戶，還應收集其組織架構(gòu)、決策流程、財務狀況、信用評級等詳細信息。通過業(yè)務往來過程中的溝通、調(diào)研、市場分析等方式，持續(xù)收集客戶的需求變化、采購偏好、滿意度等動態(tài)信息。2.信息整理與錄入收集到的客戶信息由專人進行整理，確保信息準確、清晰。將整理后的信息錄入公司的客戶檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時，按照檔案管理要求，將重要信息打印成冊，建立紙質(zhì)檔案。3.檔案編號與分類為每個客戶檔案賦予唯一的編號，以便于查詢和管理。根據(jù)客戶的行業(yè)類型、規(guī)模、合作模式等因素，對客戶檔案進行分類，如制造業(yè)客戶、服務業(yè)客戶、大型客戶、小型客戶等，便于快速檢索和統(tǒng)計分析。（二）客戶檔案的維護1.定期更新銷售團隊、客服團隊等相關(guān)人員應定期對客戶檔案進行更新，確保客戶基本信息、業(yè)務信息等的準確性和時效性。每季度對客戶檔案進行一次全面梳理，核實信息的完整性和準確性，及時補充新的信息。2.動態(tài)跟蹤業(yè)務人員在日常工作中要密切關(guān)注客戶的業(yè)務動態(tài)，如客戶的經(jīng)營狀況變化、市場份額變動、新產(chǎn)品研發(fā)等信息，并及時反饋到客戶檔案中。根據(jù)客戶的需求變化和業(yè)務發(fā)展情況，調(diào)整與客戶的合作策略，并記錄在客戶檔案中。3.客戶反饋處理對于客戶提出的意見、建議和投訴，相關(guān)部門要及時進行處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。將客戶反饋的內(nèi)容及處理情況詳細記錄在客戶檔案中，作為評估客戶滿意度和改進服務質(zhì)量的依據(jù)。（三）客戶檔案的查閱與使用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱客戶檔案的，需填寫《客戶檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負責人審批。涉及重要商業(yè)機密的客戶檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批后方可查閱。2.查閱流程申請人提交《客戶檔案查閱申請表》后，檔案管理人員根據(jù)審批意見，為申請人提供相應的檔案查閱服務。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復制。如需復制部分檔案內(nèi)容，需另行申請并經(jīng)審批同意。3.使用規(guī)定查閱人員只能將客戶檔案用于申請審批的工作目的，不得泄露給無關(guān)人員。對于在查閱過程中獲取的客戶信息，查閱人員應妥善保管，不得用于任何損害客戶利益或公司利益的行為。（四）客戶檔案的安全與保密1.安全措施建立客戶檔案專用存儲設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。定期對存儲設(shè)備進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)篡改。對紙質(zhì)客戶檔案進行妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的完整性和可讀性。2.保密要求所有接觸客戶檔案的人員都必須嚴格遵守公司的保密制度，簽訂保密協(xié)議。不得在公共場合談論涉及客戶商業(yè)秘密的信息，不得通過非公司指定的渠道傳遞客戶檔案信息。如發(fā)現(xiàn)客戶檔案信息有泄露風險，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。三、供應商檔案管理（一）供應商檔案的建立1.供應商信息收集采購部門在尋找新供應商或與現(xiàn)有供應商合作過程中，負責收集供應商的基本信息，包括供應商名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力等。要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認證文件、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。收集供應商的產(chǎn)品價格、交貨期、售后服務、信譽評價等方面的信息。2.信息評估與篩選采購部門對收集到的供應商信息進行評估，根據(jù)公司的采購需求和質(zhì)量標準，篩選出合格的供應商。對于重要物資的供應商，組織相關(guān)部門進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、環(huán)保措施等方面的情況。3.檔案建立與錄入將評估合格的供應商信息錄入公司的供應商檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時，整理相關(guān)資質(zhì)證明文件等資料，建立紙質(zhì)檔案。為每個供應商檔案賦予唯一編號，并按照供應商類型、行業(yè)分類等進行歸檔管理。（二）供應商檔案的維護1.定期評估采購部門每年對供應商進行一次全面評估，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰處理。2.動態(tài)跟蹤采購人員在日常采購工作中要密切關(guān)注供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、原材料供應情況、人員變動等信息，并及時反饋到供應商檔案中。對于供應商的產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，要詳細記錄在檔案中，并督促供應商采取措施進行改進。3.供應商變更管理如供應商發(fā)生名稱變更、地址變更、經(jīng)營范圍變更等情況，采購部門應及時收集相關(guān)信息，并更新供應商檔案。對于供應商的重大變更事項，如股權(quán)結(jié)構(gòu)變更、生產(chǎn)工藝調(diào)整等，采購部門要組織相關(guān)部門進行評估，判斷是否會對公司采購業(yè)務產(chǎn)生影響，并采取相應的措施。（三）供應商檔案的查閱與使用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱供應商檔案的，需填寫《供應商檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負責人審批。涉及采購決策、合同簽訂等重要事項的供應商檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批后方可查閱。2.查閱流程申請人提交《供應商檔案查閱申請表》后，檔案管理人員根據(jù)審批意見，為申請人提供相應的檔案查閱服務。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復制。如需復制部分檔案內(nèi)容，需另行申請并經(jīng)審批同意。3.使用規(guī)定查閱人員只能將供應商檔案用于申請審批的工作目的，不得泄露給無關(guān)人員。在采購決策、合同簽訂等工作中，查閱人員應依據(jù)供應商檔案信息，客觀、公正地評價供應商，確保公司利益不受損害。（四）供應商檔案的安全與保密1.安全措施參照客戶檔案安全措施，建立供應商檔案專用存儲設(shè)備，定期備份數(shù)據(jù)，加強系統(tǒng)安全防護，妥善保管紙質(zhì)檔案。2.保密要求接觸供應商檔案的人員同樣要嚴格遵守公司保密制度，簽訂保密協(xié)議。不得向供應商或其他無關(guān)第三方泄露公司對供應商的評估標準、采購策略等信息。如發(fā)現(xiàn)供應商檔案信息有泄露風險，應及時采取措施處理并報告上級。四、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.客戶或供應商已終止合作關(guān)系，且檔案信息已超過保存期限，經(jīng)相關(guān)部門審核確認后可進行銷毀。2.檔案內(nèi)容因不可抗力等原因已損壞、丟失，無法繼續(xù)使用且無保存價值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，并附上相關(guān)證明材料。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。4.采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀過程中，安排專人進行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。6.《檔案銷毀記錄》由檔案管理人員保存，以備查閱。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對客戶與供應商檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督小組檢查檔案的建立、維護、查閱、使用、安全保密等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）考核辦法1.將客戶與供應商檔案管理工作納入各部門績效考核體系，設(shè)定相應的考核指標和權(quán)重。2.考核指標包括檔案信息的完整性、準確性、及時性，檔案查閱與使用