PAGE為中標檔案寄存管理制度一、總則（一）目的為加強公司中標檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司所有中標項目檔案的寄存管理工作。（二）適用范圍本制度適用于公司參與各類招標項目并成功中標后所形成的檔案資料的寄存管理。包括但不限于招標文件、投標文件、評標資料、中標通知書、合同文件以及項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映項目的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集項目各階段形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、存儲應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案的寄存管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案寄存管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善中標檔案寄存管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好中標檔案的收集、整理和移交工作。3.負責中標檔案的接收、審核、登記、編號、存儲等日常管理工作。4.建立中標檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便查詢和利用。5.定期對中標檔案進行檢查、清點和核對，確保檔案的安全和完整。6.按照規(guī)定的程序和要求，辦理中標檔案的借閱、查閱和歸還手續(xù)。7.負責對到期檔案的鑒定、銷毀工作，并做好記錄。（二）項目部門職責1.負責本部門中標項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.在項目完成后，按照檔案管理部門的要求，及時將中標檔案移交至檔案管理部門進行寄存管理。3.配合檔案管理部門做好中標檔案的查詢、借閱等相關工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責1.涉及中標項目的其他部門，應按照檔案管理的要求，做好本部門所產(chǎn)生的與項目相關檔案的收集、整理工作，并及時移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好中標檔案的安全保密工作，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標文件：包括招標公告、招標文件、答疑文件、補遺文件等。2.投標文件：包括商務標、技術標、資格證明文件等。3.評標資料：包括評標報告、評標記錄、評委意見等。4.中標通知書：由招標人發(fā)出的中標通知文件。5.合同文件：包括合同協(xié)議書、中標合同條款、補充協(xié)議等。6.項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件：如項目計劃、進度報告、質(zhì)量檢驗報告、驗收文件、變更文件、往來信函等。7.其他與項目相關的重要文件和資料。（二）收集要求1.項目部門應指定專人負責中標檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、清晰，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對于電子文件，應確保其格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。4.收集的檔案資料應按照一定的分類標準進行整理，便于后續(xù)的管理和查詢。（三）整理方法1.分類：按照項目類別、文件類型等進行分類，如工程建設項目可分為前期文件、施工文件、竣工驗收文件等。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找和核對檔案。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應進行整齊裝訂，確保文件的牢固和美觀。5.數(shù)字化處理：對重要的檔案資料進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。四、檔案寄存管理（一）寄存場所選擇1.應選擇具有安全保障設施、環(huán)境適宜的專業(yè)檔案寄存機構(gòu)作為中標檔案的寄存場所。2.寄存場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能，確保檔案的安全存儲。3.與寄存機構(gòu)簽訂詳細的寄存合同，明確雙方的權(quán)利和義務，保障檔案的合法權(quán)益。（二）檔案移交1.項目部門在完成中標項目后，應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的中標檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知項目部門進行補充或整改。3.審核通過后，檔案管理部門與項目部門辦理檔案移交手續(xù)，雙方簽字確認。4.檔案管理部門將審核后的中標檔案按照寄存合同的要求，及時移交至寄存機構(gòu)進行寄存。（三）寄存登記1.檔案管理部門在將中標檔案移交至寄存機構(gòu)時，應填寫寄存登記表，詳細記錄檔案的編號、名稱、數(shù)量、寄存期限等信息。2.寄存登記表應一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由寄存機構(gòu)保存。3.定期對寄存檔案進行核對，確保寄存檔案的數(shù)量和狀態(tài)與寄存登記表一致。（四）存儲管理1.寄存機構(gòu)應按照檔案管理部門的要求，對中標檔案進行分類存放，確保檔案存儲的有序性。2.建立檔案存儲環(huán)境監(jiān)測制度，定期對寄存場所的溫度、濕度、空氣質(zhì)量等進行監(jiān)測，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。3.對存儲的檔案進行定期檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。4.加強對寄存場所的安全管理，設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入寄存場所，確保檔案的安全。五、檔案查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢中標檔案的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢的項目名稱、檔案內(nèi)容、查詢目的等信息。2.檔案查詢申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對查詢申請進行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序為申請人提供檔案查詢服務。4.查詢?nèi)藛T應在檔案管理部門指定的場所進行查詢，不得擅自將檔案帶出或進行復制。5.檔案管理部門應做好查詢記錄，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等信息。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱中標檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱的項目名稱、檔案內(nèi)容、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱手續(xù)。4.借閱人員應按照借閱期限及時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。6.檔案管理部門應定期對借閱檔案進行催還和檢查，確保檔案按時歸還和安全完整。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的中標檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。2.檔案管理部門和寄存機構(gòu)應對檔案管理人員進行保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。3.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。4.在檔案查詢、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，應采取相應的保密措施，如限制查閱人員、進行脫密處理等。（二）安全管理1.加強對中標檔案寄存場所的安全管理，制定安全管理制度和應急預案，確保檔案的安全存儲。2.配備必要的安全設施和設備，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。4.定期對寄存場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)生安全事故，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時報告相關部門。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家相關法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對到期的中標檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重決策的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目部門代表、相關專業(yè)技術人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括對公司業(yè)務、歷史研究、法律糾紛等方面的價值。3.檔案的保密性和安全性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司主管領導批準。3.按照批準的檔案銷毀清單，由檔案管理部門和寄存機構(gòu)共同組織實施檔案銷毀工作