PAGE勘察設(shè)計院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我院檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工作效率和管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我院各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案管理工作由院綜合檔案室集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映我院各項工作的實際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善我院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全院各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理的各項規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.做好檔案的統(tǒng)計工作，定期向上級匯報檔案管理情況。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.勘察設(shè)計項目檔案：包括項目前期文件、設(shè)計文件、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、工程驗收文件等。2.行政管理檔案：包括上級文件、院發(fā)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.科研檔案：包括科研項目立項文件、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等。4.設(shè)備儀器檔案：包括設(shè)備儀器購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。5.其他檔案：如聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案收集齊全、完整。2.對重要的、具有保存價值的文件材料，應(yīng)實行“一事一檔”，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性。3.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將收集到的檔案分為不同的大類，如勘察設(shè)計類、行政管理類等。2.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，方便利用者查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類上架存放，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保護(hù)1.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和我院檔案管理制度進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行全面分析，確定其保存價值。2.參考檔案的利用情況，判斷其是否仍具有利用價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映我院主要職能活動和歷史面貌的，對我院有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對我院工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本院員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱我院檔案，須經(jīng)我院相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。3.對涉及我院機密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立我院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱進(jìn)行全程跟蹤和管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運行。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止檔案信息丟失和泄露。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、