PAGE采購(gòu)合同與檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止以及檔案管理等工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和有效性，保護(hù)公司的合法權(quán)益，提高采購(gòu)工作效率，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購(gòu)合同簽訂、履行及相關(guān)檔案管理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.規(guī)范性原則嚴(yán)格按照公司制定的采購(gòu)流程和合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行操作，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免合同糾紛。3.效益性原則在保證采購(gòu)質(zhì)量和滿足公司需求的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購(gòu)決策，降低采購(gòu)成本。4.保密性原則對(duì)采購(gòu)合同及相關(guān)檔案資料涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購(gòu)合同管理（一）采購(gòu)合同的簽訂1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交貨日期等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性、必要性以及預(yù)算的準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和采購(gòu)政策進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)入采購(gòu)流程。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)、網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)等方式，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。4.合同談判采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)合同條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判內(nèi)容包括采購(gòu)物品或服務(wù)細(xì)節(jié)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。談判過(guò)程中應(yīng)做好記錄，確保合同條款符合公司利益和要求。5.合同起草與審核采購(gòu)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果起草采購(gòu)合同文本，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、合法。合同起草完成后，提交至法務(wù)部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)主要審核合同的合法性、合規(guī)性，業(yè)務(wù)部門(mén)主要審核合同條款與業(yè)務(wù)需求的一致性。審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。6.合同簽訂采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人具備合法的簽約資格，合同上加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章，并由授權(quán)代表簽字。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)存檔。（二）采購(gòu)合同的履行1.合同交底采購(gòu)部門(mén)在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)召開(kāi)合同交底會(huì)議，將合同主要內(nèi)容傳達(dá)給各部門(mén)，明確各部門(mén)在合同履行過(guò)程中的職責(zé)和任務(wù)。2.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的履行情況進(jìn)行跟蹤和管理，定期與供應(yīng)商溝通，了解合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。要求供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供貨物或服務(wù)。3.文件資料管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)收集、整理合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，如采購(gòu)訂單、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等，確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。4.驗(yàn)收管理采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合合同約定和國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為付款的依據(jù)之一。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（三）采購(gòu)合同的變更1.變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.變更審核采購(gòu)部門(mén)收到合同變更申請(qǐng)表后，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估變更的必要性和可行性。審核通過(guò)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大合同變更的，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題論證。3.變更通知經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)將合同變更情況通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、變更后的合同履行期限等條款，確保變更后的合同合法有效。4.變更備案采購(gòu)部門(mén)將合同變更申請(qǐng)表、變更協(xié)議等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，作為合同檔案的一部分進(jìn)行管理。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新合同執(zhí)行部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的合同信息，確保各部門(mén)對(duì)合同變更情況有清晰的了解。（四）采購(gòu)合同的終止1.合同終止條件采購(gòu)合同在以下情況下可以終止：合同履行完畢；雙方協(xié)商一致解除合同；因不可抗力或其他法定原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同等。2.終止申請(qǐng)合同執(zhí)行部門(mén)在合同滿足終止條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)合同終止申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明合同終止的原因和情況，并提交至采購(gòu)部門(mén)。3.終止審核采購(gòu)部門(mén)收到合同終止申請(qǐng)表后，對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)合同終止的原因和條件是否符合規(guī)定。審核通過(guò)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.終止通知經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)將合同終止情況通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。如涉及款項(xiàng)結(jié)算、物品交接等事項(xiàng)，應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行處理。5.終止備案采購(gòu)部門(mén)將合同終止申請(qǐng)表、終止通知、相關(guān)結(jié)算憑證等資料進(jìn)行整理歸檔，作為合同檔案的重要組成部分進(jìn)行保存。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)清理與該合同相關(guān)的文件資料，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案管理（一）檔案范圍采購(gòu)合同檔案包括采購(gòu)合同文本、合同變更協(xié)議、合同終止申請(qǐng)及相關(guān)審批文件、采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)審批文件、供應(yīng)商選擇資料、合同談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、送貨單、發(fā)票、付款憑證等與采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止全過(guò)程相關(guān)的文件資料。（二）檔案收集與整理1.收集要求各部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門(mén)在采購(gòu)合同管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)移交的檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料的完整性和及時(shí)性。2.整理原則檔案管理部門(mén)按照合同類(lèi)別、時(shí)間順序等對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。對(duì)于每份檔案資料，應(yīng)編制唯一的檔案編號(hào)，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查詢(xún)和管理。3.整理方法對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)裝訂，在每?jī)?cè)檔案首頁(yè)編制檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、頁(yè)數(shù)等信息。對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立電子檔案庫(kù)，進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引目錄，與紙質(zhì)檔案索引目錄相對(duì)應(yīng)，便于查找和利用。（三）檔案保管1.保管方式檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和保存期限，選擇合適的保管方式。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和時(shí)間順序排列，確保檔案存放整齊、有序。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全保存。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.保存期限采購(gòu)合同檔案的保存期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購(gòu)合同檔案應(yīng)保存[X]年，重要采購(gòu)合同檔案應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保存期限。保存期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要借閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容。（五）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀申請(qǐng)檔案管理部門(mén)在采購(gòu)合同檔案保存期限屆滿后，應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷(xiāo)毀審批公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。對(duì)于涉及重要商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案資料，應(yīng)采取特殊的銷(xiāo)毀方式，確保信息安全。3.銷(xiāo)毀實(shí)施檔案管理部門(mén)按照領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，組織專(zhuān)人對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員、銷(xiāo)毀方式等信息。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)合同簽訂、履行及檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂是否合規(guī)、履行是否到位、檔案管理是否規(guī)范等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.法務(wù)監(jiān)督法務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行全程監(jiān)督，參與合同談判、審核合同文本、處理合同糾紛等工作，確保公司采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。3.業(yè)務(wù)部門(mén)監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)作為采購(gòu)合同的執(zhí)行部門(mén)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行過(guò)程的自我監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向采購(gòu)部門(mén)反饋相關(guān)情況。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)建立采購(gòu)合同與檔案管理考核指標(biāo)體系，主要考核指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、檔案資料完整率、檔案查閱與借閱及時(shí)率等。2.考核周期考核周期為每年度一次，由檔案管理部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)組成考核小組，對(duì)各部門(mén)采購(gòu)合同與檔案管理