PAGE檔案三合一制度如何報備一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，規(guī)范檔案三合一制度的報備工作，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本指南。（二）適用范圍本指南適用于公司/組織內部各部門檔案三合一制度的報備工作，包括檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定、修訂及報備流程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案三合一制度合法合規(guī)。2.科學合理原則：根據(jù)公司/組織職能、業(yè)務特點和檔案形成規(guī)律，制定科學合理的檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表。3.統(tǒng)一規(guī)范原則：全公司/組織檔案三合一制度應保持統(tǒng)一規(guī)范，確保檔案管理的一致性和協(xié)調性。4.動態(tài)調整原則：隨著公司/組織業(yè)務發(fā)展、機構變動和法律法規(guī)調整，及時對檔案三合一制度進行修訂和完善。二、檔案分類方案（一）分類依據(jù)檔案分類應依據(jù)公司/組織職能、業(yè)務范圍、檔案形成特點等因素，遵循文件材料的自然形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持同一全宗內檔案分類的一致性和穩(wěn)定性。（二）分類方法1.一級類目設置根據(jù)公司/組織主要職能和業(yè)務領域，設置若干一級類目，如行政管理類、經營管理類、生產技術類、黨群工作類等。2.二級及以下類目設置在一級類目下，根據(jù)檔案內容的具體性質和特點，進一步細分二級及以下類目。例如，行政管理類可細分為綜合管理、人力資源管理、財務管理、審計監(jiān)察等二級類目；經營管理類可細分為市場營銷、合同管理、客戶關系管理等二級類目。（三）類目編號為便于檔案管理和檢索，應對每個類目進行編號。編號應簡潔明了、易于記憶，具有邏輯性和擴展性。可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字混合編碼的方式。例如，行政管理類一級類目編號為“1”，其下人力資源管理二級類目編號為“12”。（四）分類方案的制定與修訂1.檔案管理部門應組織相關業(yè)務部門，根據(jù)公司/組織職能和業(yè)務發(fā)展情況，共同研究制定檔案分類方案。2.在制定過程中，應充分征求各部門意見，確保分類方案符合實際工作需求。3.隨著公司/組織業(yè)務變化、機構調整等情況，檔案管理部門應及時對檔案分類方案進行修訂，并按規(guī)定程序報備。三、文件材料歸檔范圍（一）歸檔原則1.凡是反映公司/組織工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應歸檔。2.文件材料歸檔應遵循齊全完整、真實準確、系統(tǒng)規(guī)范的原則。（二）具體歸檔范圍1.行政管理類公司/組織制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。會議文件、會議記錄、紀要等。人事任免、獎懲、培訓等文件材料。財務管理、審計監(jiān)察等方面的文件。行政管理工作中形成的各類合同、協(xié)議等。2.經營管理類市場營銷策略、市場調研報告、客戶信息等。合同管理文件，包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的相關材料。招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。物資采購、銷售業(yè)務等方面的文件材料。3.生產技術類產品研發(fā)、設計文件，包括圖紙、技術方案、實驗報告等。生產工藝文件、操作規(guī)程、質量控制文件等。設備采購、安裝、調試、維護等方面的文件。技術改造、技術創(chuàng)新項目的相關文件材料。4.黨群工作類黨組織建設、黨員管理、思想政治工作等方面的文件。工會工作、共青團工作等方面的文件材料。企業(yè)文化建設相關文件，如企業(yè)精神、價值觀、文化活動記錄等。（三）歸檔范圍的確定與調整1.檔案管理部門應會同各業(yè)務部門，根據(jù)公司/組織職能和業(yè)務活動，結合國家有關規(guī)定，確定文件材料歸檔范圍。2.在確定過程中，應充分考慮文件材料的保存價值和利用需求，確保歸檔范圍合理準確。3.隨著公司/組織業(yè)務發(fā)展、工作重點變化等情況，應及時對文件材料歸檔范圍進行調整，并按規(guī)定程序報備。四、檔案保管期限表（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。（二）確定保管期限的原則1.對公司/組織長遠發(fā)展具有重要查考利用價值的文件材料，列為永久保管。2.在一定時期內對公司/組織工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。其中，反映公司/組織重要業(yè)務活動、具有較高歷史價值的文件材料，列為30年保管；一般性業(yè)務文件材料，列為10年保管。（三）各類檔案保管期限的具體規(guī)定1.行政管理類公司/組織章程、重要規(guī)章制度等，永久保管。年度工作計劃、總結，30年保管。人事任免文件，永久保管。一般性通知、便函等，10年保管。2.經營管理類重大投資項目文件，永久保管。年度經營計劃、財務報表等，30年保管。一般合同協(xié)議，10年保管。3.生產技術類產品核心技術文件，永久保管。生產工藝變更記錄，30年保管。日常生產報表，10年保管。4.黨群工作類黨組織重要文件，永久保管。工會會員名冊，30年保管。一般性黨群活動記錄，10年保管。（四）保管期限表的制定與修訂1.檔案管理部門應根據(jù)檔案分類方案和文件材料歸檔范圍，結合國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案保管期限表。2.在制定過程中，應廣泛征求各部門意見，確保保管期限表科學合理。3.隨著公司/組織業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)調整等情況，應及時對檔案保管期限表進行修訂，并按規(guī)定程序報備。五、報備流程（一）初稿編制1.檔案管理部門負責組織相關業(yè)務部門，按照本指南要求，編制檔案三合一制度初稿。2.初稿應包括檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并詳細說明制定依據(jù)和理由。（二）內部審核1.檔案三合一制度初稿編制完成后，應提交公司/組織內部審核。2.審核部門包括檔案管理部門、法務部門、業(yè)務主管部門等。審核重點包括是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標準、是否符合公司/組織實際情況、是否具有可操作性等。3.審核部門應提出審核意見，檔案管理部門根據(jù)審核意見對初稿進行修改完善。（三）公司/組織審批1.經內部審核通過的檔案三合一制度，應提交公司/組織領導審批。2.審批部門應對檔案三合一制度的合法性、合理性、完整性進行全面審查，并作出審批決定。3.如審批通過，檔案管理部門應按照審批意見，對檔案三合一制度進行最終修訂；如審批未通過，應根據(jù)審批意見重新編制或修改。（四）報備備案1.經公司/組織領導審批通過的檔案三合一制度，應按照規(guī)定向相關部門報備備案。2.報備備案部門包括上級主管部門、檔案行政管理部門等。報備備案時，應提交檔案三合一制度正式文本、編制說明、內部審核意見、公司/組織審批文件等相關材料。3.檔案管理部門應及時跟蹤報備備案情況，確保檔案三合一制度依法依規(guī)生效。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司/組織應建立檔案三合一制度監(jiān)督檢查機制，明確監(jiān)督檢查職責。2.檔案管理部門負責對檔案三合一制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.各業(yè)務部門應配合檔案管理部門做好監(jiān)督檢查工作，確保本部門檔案管理工作符合檔案三合一制度要求。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案分類是否符合檔案分類方案要求。2.文件材料歸檔范圍是否完整準確，有無應歸檔未歸檔或不應歸檔而歸檔的情況。3.檔案保管期限劃分是否合理，有無保管期限確定不當?shù)膯栴}。4.檔案整理、編目、裝訂等是否符合規(guī)范要求。5.檔案存儲、利用等環(huán)節(jié)是否安全有序。（三）檢查結果處理1.監(jiān)督檢查結束后，檔案管理部門應及時形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分析總結，并提出