PAGE機(jī)關(guān)檔案三合一制度介紹一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本機(jī)關(guān)檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中管理各部門的檔案，并對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)原則各部門應(yīng)確保在工作活動中形成的文件材料齊全、完整，內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，分類科學(xué)、系統(tǒng)，能夠全面反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌和發(fā)展過程。3.便于保管和利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于檔案的存放、查找和利用，同時要保證檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)設(shè)立綜合檔案室，作為集中管理檔案的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門形成的各種門類和載體的檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，并按規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，積極為機(jī)關(guān)各項工作提供檔案信息服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的安全保護(hù)工作，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠及防光、防塵等措施，確保檔案的安全。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。對下屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.各部門職責(zé)各部門應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，按照歸檔范圍和要求，及時收集齊全、完整，并進(jìn)行初步整理。定期向綜合檔案室移交整理好的檔案，并辦理交接手續(xù)。積極配合綜合檔案室做好檔案的利用工作，根據(jù)工作需要，及時提供相關(guān)檔案資料。三、文件材料歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍1.反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.機(jī)關(guān)工作中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料，下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料。4.在本機(jī)關(guān)工作中形成的會議文件、重要業(yè)務(wù)文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事文件、聲像材料、電子文件等各種門類和載體的文件材料。具體歸檔范圍如下：黨群工作類：包括機(jī)關(guān)黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等方面的文件材料。行政管理類：包括機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)管理、辦公自動化、機(jī)要保密、信訪、檔案、后勤保障等方面的文件材料。業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)本機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能，分別確定各類業(yè)務(wù)工作的文件材料歸檔范圍，如經(jīng)濟(jì)管理、社會事務(wù)管理、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)等方面的文件材料。人事管理類：包括機(jī)關(guān)人員編制、干部任免、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利、離退休等方面的文件材料。財務(wù)管理類：包括機(jī)關(guān)財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等方面的文件材料。聲像檔案類：包括機(jī)關(guān)工作中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像材料，用于記錄重要活動、會議、事件等。電子檔案類：包括機(jī)關(guān)在辦公自動化過程中形成的電子文件，如公文、報表、數(shù)據(jù)等，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.定期保管的檔案本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料，保管期限為10年。本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，保管期限為10年。本機(jī)關(guān)人事管理工作中形成的一般性文件材料，保管期限為30年。本機(jī)關(guān)財務(wù)管理工作中形成的一般性文件材料，保管期限為10年。本機(jī)關(guān)一般性業(yè)務(wù)工作的往來文件材料，保管期限為10年。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。機(jī)構(gòu)（問題）：按照機(jī)關(guān)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進(jìn)行分類，將同一機(jī)構(gòu)或同一問題的文件集中在一起。保管期限：按照永久、30年、10年的保管期限分別整理。2.其他門類和載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)和管理要求，采用相應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。3.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括檔號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、密級、備注等。4.歸檔文件應(yīng)按編目順序依次裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊項目。檔案盒應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒。5.聲像檔案應(yīng)按照拍攝（錄制）時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明拍攝（錄制）時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等信息，并配以文字說明。聲像檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止信息丟失。6.電子檔案應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求進(jìn)行整理，采用邏輯分類與物理分類相結(jié)合的方式，按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類存儲，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有效管理和利用。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開保存，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和種類，合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置不同類型的檔案架、柜，確保檔案存放整齊有序。4.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保檔案安全。（二）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.按照檔案的保管期限和類別，對檔案進(jìn)行科學(xué)存放，便于查找和利用。對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。4.做好檔案庫房的溫濕度管理，保持庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。庫房管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。6.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對老化、損壞的設(shè)備應(yīng)及時進(jìn)行更新和更換。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合檔案室牽頭，組織機(jī)關(guān)有關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷（件）審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、檔號、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊與銷毀檔案的一致性，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀情況報告機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。4.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行處理，防止造成環(huán)境污染。七、檔案統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.綜合檔案室應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并向機(jī)關(guān)內(nèi)部提供檔案統(tǒng)計信息。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。（二）檔案利用1.綜合檔案室應(yīng)積極開展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各項工作提供檔案信息服務(wù)。2.建立健全檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等規(guī)定。機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，