PAGE檔案工作制度及規(guī)范管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案工作制度、規(guī)范和流程。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬物相符。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案工作落到實(shí)處。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件材料進(jìn)行收集、分類、整理，定期移交綜合管理部門歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門暫存檔案，確保檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合綜合管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)、鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理軟件的操作使用，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。7.熱情為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，滿足工作需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、規(guī)章制度、合同協(xié)議、報(bào)表等文件材料。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、設(shè)計(jì)變更等資料。3.人事檔案：包含員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評(píng)定材料、工資變動(dòng)記錄、考核獎(jiǎng)懲情況等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算等財(cái)務(wù)方面的文件。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案、招投標(biāo)檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案歸檔要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交綜合管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，便于保管和查閱。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，裝訂成卷。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，按照項(xiàng)目階段或?qū)I(yè)類別進(jìn)行排列，編制檔號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄，分類存放，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制檔號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立檔案索引，方便查詢利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的基本要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對(duì)重要檔案應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種版本，確保檔案信息的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)制定電子檔案的訪問權(quán)限和安全管理制度，確保電子檔案的保密性和安全性。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬物相符。2.在清查盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。（四）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，以支持決策、管理、業(yè)務(wù)開展等工作。2.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱公司/組織相關(guān)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情形。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱或借閱檔案的公函，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱或借閱，并做好登記記錄。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)每一次查閱、借閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、人員姓名、部門、檔案名稱、用途、期限等信息。2.檔案查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以便查詢和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。3.借閱檔案到期后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，辦理歸還手續(xù)。（四）檔案的復(fù)制1.因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制的檔案名稱、內(nèi)容、用途、數(shù)量等，按照檔案查閱、借閱審批程序進(jìn)行審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案復(fù)制工作，確保復(fù)制的檔案與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。復(fù)制檔案的用途應(yīng)符合規(guī)定，不得用于非法目的。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為公司/組織內(nèi)部各部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)，促進(jìn)信息流通和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，保障檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)字化加工過程中，應(yīng)按照檔案整理要求對(duì)掃描圖像進(jìn)行圖像處理、分類命名、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性，便于檔案的檢索和利用。（三）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.選用適合本公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，滿足檔案管理工作的全過程要求。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟練掌握系統(tǒng)的操作使用方法，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和有效應(yīng)用。3.在檔案管理工作中全面應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息系統(tǒng)的安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)等方面的安全管理。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)、身份認(rèn)證等安全技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患，確保檔案信息的安全保密。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用服務(wù)等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.各部門應(yīng)積極配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案管理工作相關(guān)資料和情況，不得隱瞞或虛報(bào)。（二）考